Welke zakelijke kosten mag je aftrekken?

"Kan ik dit van de belasting aftrekken?" is waarschijnlijk de meest gestelde vraag van elke startende ondernemer. Het korte antwoord: kosten die je binnen redelijke grenzen nodig hebt voor je onderneming, en die rechtstreeks met je onderneming te maken hebben, haal je van je omzet af. Wat overblijft is je winst, en over die winst betaal je inkomstenbelasting. Hoe lager de winst, hoe minder belasting — dáárom is deze vraag zo populair.

Er zijn drie categorieën: kosten die je helemaal mag aftrekken, kosten die je maar gedeeltelijk mag aftrekken, en kosten die je helemaal niet mag aftrekken.

Kosten of investering?

Eerst een splitsing die vaak wordt overgeslagen. Koop je iets dat je langer dan een jaar gebruikt en dat € 450 of meer kost — een laptop, gereedschap, een bureau — dan is dat geen kostenpost maar een investering. Die trek je niet in één keer af; je schrijft hem af over meerdere jaren. Zie Vaste activa en Afschrijven van bedrijfsmiddelen. Investeer je in één jaar voor meer dan € 2.900, dan komt daar mogelijk nog de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek bovenop.

Volledig aftrekbaar

Dit zijn de gewone bedrijfskosten: huur van een bedrijfsruimte, kantoorartikelen, verzekeringen, onderhoud, software, hosting, de kosten van je website, je boekhouder. De Belastingdienst noemt daarnaast een paar posten die vaak twijfel oproepen en die je wél volledig mag aftrekken:

• Vakliteratuur — vakbladen en boeken over je vak.
• Werkkleding. Let op de betekenis: kleding die je (vrijwel) alleen in je onderneming kunt dragen, zoals een uniform of een overall. Kleding die je ook buiten je werk kunt dragen telt alleen mee als er een logo van je onderneming op zit van minimaal 70 cm². Een net pak is dus géén werkkleding.
• Aktetassen en dergelijke.
• Zakelijke telefoongesprekken die je thuis voert.
• Zakelijke reiskosten met openbaar vervoer, taxi en vliegtuig — de werkelijke kosten.

Beperkt aftrekbaar

Een aparte groep kosten is zakelijk, maar heeft ook een privékant. Die mag je maar deels aftrekken:

• Representatie, congressen, seminars en studiereizen, en relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen. Hiervoor geldt een drempel van € 5.700 (2026): de eerste € 5.700 aan deze kosten is niet aftrekbaar, alles daarboven wel. Je mag in je aangifte ook kiezen voor de andere variant: 80% van deze kosten aftrekken, zonder drempel. Voor de meeste zzp'ers — die lang niet aan € 5.700 komen — is die 80% de gunstigste keuze.
• Binnen die groep geldt voor reis- en verblijfkosten bij congressen, seminars en studiereizen een extra grens: maximaal € 1.500, tenzij de reis noodzakelijk is voor je werk.
• Zakelijke ritten met je privéauto: een vast bedrag per kilometer in plaats van de werkelijke kosten. En rijd je een auto van de zaak ook privé, dan corrigeer je dat privégebruik. Beide staan in Zakelijke auto of privéauto.
• Verhuiskosten en kosten van dubbele huisvesting zijn beperkt aftrekbaar, en van studiekosten alleen het deel dat je vakkennis op peil houdt — een opleiding voor een heel nieuw vak niet.

Niet aftrekbaar

• Werkruimte thuis. In de meeste gevallen niet aftrekbaar; er is één smalle uitzondering, zie Werkruimte thuis.
• Je telefoonabonnement thuis. De zakelijke gesprékken wel, het abonnement niet.
• Algemene literatuur — de krant, een algemeen tijdschrift.
• Kleding die geen werkkleding is, en persoonlijke verzorging zoals kapper en make-up.
• Geldboetes. Een verkeersboete tijdens een zakelijke rit is privé, ook al reed je voor een klant.
• Apparatuur die niet tot je ondernemingsvermogen hoort, en vaartuigen voor representatieve doeleinden.

Btw en winst zijn twee aparte vragen

Een fout die vaak wordt gemaakt: aannemen dat "niet aftrekbaar voor de winst" ook "geen btw terugvragen" betekent, of andersom. Het zijn twee losse toetsen op dezelfde bon. De btw op een zakenlunch mag je bijvoorbeeld niet als voorbelasting terugvragen, terwijl het bedrag van die lunch wél meetelt in de beperkt aftrekbare kosten. Welke btw je mag terugvragen staat in Voorbelasting.

Wat billey voor je doet

• Elke uitgave krijgt een Categorie — een grootboekrekening zoals Kantoorkosten, Huisvestingskosten of Vervoerskosten. Die categorie bepaalt waar het bedrag in je winst-en-verliesrekening landt. Zelf rekeningen toevoegen kan ook, maar dat scherm hoort bij het abonnement Ondernemer en hoger en staat achter Uitgebreid boekhouden in de instellingen van je administratie; zie Je grootboekschema aanpassen.
• ⚠️ billey toetst niet of een kostenpost aftrekbaar is. Er is geen veld voor beperkt aftrekbare kosten, geen drempel van € 5.700 en geen 80%-regeling: elke uitgave die je vastlegt, telt voor de volle 100% mee in het resultaat dat billey toont. De correctie op die drie groepen maak je bij je aangifte inkomstenbelasting, of je boekhouder doet dat. Zet ze daarom apart van je andere kosten — op een eigen categorie als je die kunt aanmaken, en anders consequent op één bestaande categorie — dan zijn ze aan het eind van het jaar in één keer terug te vinden.
• Bewaar de bon. Mail of scan hem naar billey en hij hangt aan de uitgave. Dat is geen luxe: je bent verplicht je administratie 7 jaar te bewaren, zie Bewaarplicht.
• Betaalde je een zakelijke kostenpost met je privérekening? Dat mag, en het blijft gewoon aftrekbaar. Sla de uitgave eerst op, open hem daarna en kies bij Bewerken het veld Betaald vanaf → Privé — dat veld staat op het bewerkscherm, niet op het invoerscherm. Zie Zakelijke kosten die je privé betaalt.

Twijfel je bij een specifieke bon, dan is dat precies de vraag om aan je boekhouder voor te leggen — het scheelt vaak meer dan het consult kost.

Bron: Zakelijke kosten — Belastingdienst · Overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten — Belastingdienst · Drempel beperkt aftrekbare kosten 2026 — Belastingdienst