Privacyverklaring

1. Inleiding

Billey verwerkt persoonsgegevens wanneer je onze diensten gebruikt. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom, op welke grondslag, en welke rechten je hebt onder de AVG.

2. Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen accountgegevens (naam, e-mailadres), bedrijfsgegevens (KVK, BTW, adres) en boekhoudgegevens (facturen, transacties, bankgegevens via Ponto) die je zelf invoert of koppelt.

Sluit je een abonnement af, dan verwerkt onze betaaldienstverlener Stripe je betaalgegevens. Billey slaat zelf geen volledige kaart- of rekeninggegevens van je betaalmethode op.

3. Hoe we je gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens uitsluitend om de boekhoudfunctionaliteit te leveren: facturen versturen, transacties matchen, btw-aangiftes voorbereiden en je account beheren. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken je administratie niet voor advertenties of voor het trainen van AI-modellen.

4. Grondslagen voor de verwerking

Uitvoering van de overeenkomst: je account, je administratie, facturatie en de bankkoppeling verwerken we omdat dat nodig is om de dienst te leveren die je met ons bent aangegaan.

Wettelijke verplichting: onze eigen (fiscale) administratie, waaronder de facturen die wij jou sturen, bewaren we omdat de wet dat voorschrijft.

Gerechtvaardigd belang: beveiliging van de dienst, misbruikpreventie en foutmonitoring doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang om Billey veilig en werkend te houden. We loggen daarvoor onder meer IP-adressen en inlogpogingen.

Toestemming: de AI-functies en de lanceringswachtlijst werken uitsluitend op basis van jouw expliciete toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.

5. Delen met derden

We delen gegevens alleen met sub-verwerkers die nodig zijn voor de dienst — zoals onze hostingprovider, e-maildienst en Ponto voor bankkoppelingen. Met elke partij sluiten we een verwerkersovereenkomst. De sub-verwerkers die we inzetten:

Hetzner

Hosting en dataopslag (EU-datacenter, Duitsland)

Laravel Forge

Serverbeheer en uitrol

Mailgun

E-mailbezorging (facturen en notificaties), via de EU-regio

Ponto (Isabel Group)

Bankkoppelingen via open banking

Stripe

Betalingsverwerking van je abonnement; voor betaalgegevens treedt Stripe op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke

Sentry

Foutmonitoring van de applicatie

Meilisearch

Zoekfunctionaliteit binnen je administratie

Fathom

Bezoekersstatistieken van de publieke website — cookieloos, EU-verwerking

Anthropic

AI-verwerking — uitsluitend voor administraties waarvan de eigenaar de AI-functies expliciet heeft ingeschakeld en toestemming heeft gegeven

6. Doorgifte buiten de EER

Je administratie staat op servers binnen de EU (Duitsland). Enkele sub-verwerkers zijn Amerikaanse bedrijven: Anthropic (alleen als je de AI-functies hebt ingeschakeld), Sentry en Stripe. Voor doorgifte aan die partijen steunen we op het EU-VS Data Privacy Framework en, waar dat niet van toepassing is, op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Fathom Analytics is een Canadees bedrijf; voor Canada geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor commerciële organisaties. De bezoekersstatistieken van deze website worden bovendien op EU-servers verwerkt.

7. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens zolang je een account hebt. Verwijder je je account, dan verwijderen we je administratie. De wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor je administratie rust op jou als ondernemer — exporteer je administratie daarom vóór je je account verwijdert.

Gegevens die wij zelf wettelijk moeten bewaren (zoals de facturen die wij jou sturen) bewaren we 7 jaar. Logbestanden voor beveiliging en foutmonitoring bewaren we maximaal 12 maanden.

8. Je AVG-rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit. Gaf je toestemming (bijvoorbeeld voor de AI-functies), dan kun je die op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

Neem contact met ons op via privacy@billey.nl om een verzoek in te dienen; we reageren binnen 30 dagen. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen het te bevestigen vanaf het e-mailadres van je account.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). We stellen het op prijs als je eerst bij ons aanklopt, zodat we het samen kunnen oplossen.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Billey neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor jou. AI-suggesties (zoals een voorgestelde boeking) zijn altijd voorstellen die jij zelf bevestigt of aanpast.

10. Beveiliging

Je gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden. We passen passende technische en organisatorische maatregelen toe — waaronder tweefactorauthenticatie, versleuteling in rust en onderweg, en toegangsscheiding per administratie — en evalueren onze beveiliging regelmatig.

11. Wachtlijst voor de lancering

Meld je je aan voor de wachtlijst op de landingspagina of de pagina voor accountants, dan verwerken we dat los van je accountgegevens. Je krijgt direct een bevestigingsmail met een afmeldlink, en later één bericht zodra Billey opent — verder geen nieuwsbrief. Gegevens: alleen je e-mailadres. Grondslag: toestemming, die je geeft door het formulier in te vullen.

Klik je op de afmeldlink, dan verwijderen we je e-mailadres direct. Doe je dat niet, dan bewaren we het tot we het lanceringsbericht hebben verstuurd, of eerder op je verzoek via support@billey.nl.

12. Contact

Billey is een handelsnaam van Sean Tilley, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 60167580, btw-nummer NL001583923B80.

Billey is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring worden beschreven. Vragen over deze verklaring of een AVG-verzoek? Mail naar privacy@billey.nl of schrijf naar Billey, Wilhelminastraat 14, 7131 XN Lichtenvoorde.