Zakelijke kosten die je privé betaalt

Je hosting wordt geïncasseerd van je privérekening. Je koopt een kabel en rekent per ongeluk af met je eigen pas. Je bent net begonnen en had nog geen zakelijke rekening.

Dit gebeurt bij vrijwel iedere zzp'er, en het is geen probleem. Welke rekening betaalt, bepaalt niet of iets zakelijk is. Wat telt is waar de kosten voor gemaakt zijn.

Het blijft aftrekbaar

De Belastingdienst kijkt naar het karakter van de kosten, niet naar de betaalwijze. Kosten die je uit zakelijk oogpunt voor je onderneming maakt, zijn aftrekbaar. Een laptop die je zakelijk gebruikt is een zakelijke kostenpost, ook als je hem van je spaarrekening hebt betaald.

Wat je wel nodig hebt is de factuur of bon, en die moet op naam van je onderneming staan als je ook de btw wilt terugvragen. Welke kosten precies aftrekbaar zijn, is een vraag apart — betaalwijze speelt daarbij geen rol.

De btw mag je ook gewoon terugvragen

Voor de voorbelasting geldt hetzelfde. Je mag btw aftrekken als je een factuur hebt die aan de factuureisen voldoet, en als je de goederen of diensten voor je belaste omzet gebruikt. Op geen van die voorwaarden staat van welke rekening je hebt betaald.

Trek de btw dus gewoon af in de aangifte over het tijdvak waarin de uitgave valt. Wacht niet tot je jezelf hebt terugbetaald.

Wat er dan wél anders is

Alleen de tegenboeking. Bij een gewone zakelijke betaling gaat het geld van de bankrekening van je onderneming af. Bij een privé betaalde rekening gebeurt dat niet: je privérekening is geen bezitting van je onderneming en staat nooit op de balans.

De kosten worden daarom afgeboekt tegen je eigen vermogen. Je hebt feitelijk geld in de zaak gestopt om een rekening te betalen — een privéstorting, precies zoals beschreven in Privéopnames en privéstortingen.

Betaal je jezelf later terug vanaf de zakelijke rekening, dan is dát de privéopname. Doe je het niet, dan blijft het bedrag als storting in je eigen vermogen staan. Allebei mag; de winst is in beide gevallen gelijk.

Dezelfde regel geldt de andere kant op: laat je een klant per ongeluk naar je privérekening betalen, dan is de factuur gewoon betaald en boekt billey de ontvangst tegen je eigen vermogen.

Wat billey voor je doet

• Een uitgave heeft een veld Betaald vanaf met twee keuzes: Bank en Privé.
• ⚠️ Dat veld staat op het bewerkscherm, niet op het invoerscherm. Een nieuwe uitgave maak je gewoon aan; daarna open je hem en kies je bij Bewerken de juiste bron. Een nieuwe uitgave begint altijd op de status Concept, dus je hebt die stap altijd nog.
• Kies je Privé, dan boekt billey de betaling af tegen Eigen Vermogen in plaats van Bank. Je banksaldo in billey blijft dus kloppen met je echte bankafschrift.
• De btw-behandeling verandert niet. De voorbelasting komt in rubriek 5b terecht zoals bij elke andere uitgave, ongeacht wat je hier kiest.
• Stel het per leverancier in. Op een leverancier staat Meestal betaald vanaf. Dat vult elke nieuwe uitgave voor die leverancier alvast in — handig bij een vaste incasso die van je privérekening loopt. ⚠️ Het werkt alleen bij nieuwe uitgaven; uitgaven die er al staan verandert het niet.
• ⚠️ Zet de bron goed vóórdat je de uitgave op Betaald zet. Zodra de status Betaald is, vergrendelt billey het veld: het grootboek is dan al geboekt. Corrigeren kan wel, maar het kost drie stappen — zet de status terug op Concept, sla op, en loop hem daarna opnieuw via In behandeling naar Betaald met de juiste bron. Het scherm legt dit ook uit zodra het veld op slot zit.
• Er is bewust geen privé-bankkoppeling. Je persoonlijke transacties horen niet in je zakelijke grootboek. Een privé betaalde rekening voer je dus in als uitgave met de bon erbij, net als elke andere.
• Kwam er geld binnen op je privérekening? Open de verstuurde factuur en kies in het menu Markeren als betaald (privé). Ook die ontvangst gaat naar Eigen Vermogen in plaats van Bank.
• Op een betaalde factuur of uitgave die privé is afgerekend zet billey een Privé-label, zodat je later ziet welke bedragen nog in je eigen vermogen zitten.

Hoe je bonnen en facturen binnenkrijgt lees je op Bonnetjes en facturen. Bracht je een bestaand apparaat in plaats van een rekening in? Dan gelden andere regels — zie Een bedrijfsmiddel inbrengen vanuit privé.

Twijfel je of een kostenpost zakelijk is, vraag het dan je boekhouder voordat je hem boekt.

Bron: Welke btw mag u aftrekken? — Belastingdienst · Zakelijk of privé? — Belastingdienst