Bewaarplicht: hoe lang moet je je administratie bewaren?

Je wilt een oude klant uit je administratie halen, of een bankrekening die je niet meer gebruikt. billey weigert dat. Dat is geen fout — het is de bewaarplicht.

Als ondernemer ben je verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop is het 10 jaar.

Wat valt eronder?

Zo ongeveer alles wat met je onderneming te maken heeft. De Belastingdienst noemt een aantal gegevens basisgegevens, en die moet je altijd de volle zeven jaar houden:

• het grootboek
• je debiteuren- en crediteurenadministratie
• je in- en verkoopadministratie
• je voorraadadministratie
• je loonadministratie, als je personeel hebt
• gegevens die van belang zijn voor de belasting van anderen — bijvoorbeeld wat je aan een freelancer betaalde

Daarnaast horen je facturen, je bonnen, je bankafschriften, je contracten en je agenda erbij, voor zover die iets zeggen over je onderneming.

Facturen bewaar je 7 jaar. Gaan ze over onroerende zaken, dan 10. Doe je mee aan het eenloketsysteem (One Stop Shop) — de regeling voor verkopen aan particulieren in andere EU-landen — dan geldt voor die leveringen ook 10 jaar.

Wanneer begint die zeven jaar te lopen?

Niet op de datum van het document, maar op het moment dat de gegevens hun actualiteitswaarde verliezen. Zolang gegevens nog actueel zijn, horen ze bij je lopende administratie. Vervalt die actualiteit, dan begint de bewaartermijn.

Voor een gewone verkoopfactuur uit 2026 komt dat neer op: bewaren tot en met 2033. Voor een contract dat tien jaar doorloopt begint de klok pas te tikken als het contract afloopt.

Digitaal blijft digitaal

Je bewaart gegevens in de vorm waarin je ze hebt gekregen of verstuurd. Een pdf-factuur die je per e-mail ontving, bewaar je digitaal. Uitprinten en het bestand weggooien mag niet.

De omgekeerde kant geldt ook: het is niet genoeg om je bestanden alleen afgedrukt te bewaren. Bewaar je digitaal, dan moet de Belastingdienst bij een controle je bestanden ook echt kunnen gebruiken.

Er is één uitzondering: heb je een kleine administratie die binnen een redelijke termijn te controleren is, dan mag je bestanden afdrukken en daarna alleen op papier bewaren.

Wat de bewaarplicht níet is

De bewaarplicht is geen bewijs dat je gelijk hebt. Het is de reden dát je iets kunt bewijzen. Kan de Belastingdienst bij een controle niet vaststellen wat er is gebeurd omdat de stukken er niet meer zijn, dan is dat jouw probleem, niet dat van de controleur.

Daarom weigert boekhoudsoftware zo vaak iets te verwijderen. Elke verwijderde regel is een gat in het verhaal dat je zeven jaar lang moet kunnen vertellen.

Wat billey voor je doet

• ⚠️ billey weigert te verwijderen wat al in je boekhouding zit. Een klant met verstuurde facturen, of een urenregel die al gefactureerd is: die verdwijnen niet. Je krijgt een melding in beeld en er verandert niets. Dat is de bewaarplicht in de praktijk, niet een storing.
• Werk je met een klant of leverancier niet meer? Laat de records staan. Er is niets mis met een klant in je lijst die je nooit meer factureert. Je administratie is een archief, geen adresboek.
• Met Periodeafsluiting zet je een afgehandelde periode op slot, bijvoorbeeld na een btw- of inkomstenbelastingaangifte. Daarna kan er niets meer in veranderen. Je kunt het slot altijd weer openen, en elke wijziging wordt gelogd.
• Voor je archief download je het Accountantpakket op de pagina Jaarrekening: één zip-bestand per jaar met je jaarrekening en proefbalans als pdf, al je verkoopfacturen met hun pdf's, al je uitgaven met de bijbehorende bonnen, je banktransacties, en de originele bankafschriftbestanden die je hebt ingelezen.
• ⚠️ Die twee zitten achter dezelfde schakelaar, en die hoort bij het Ondernemer-abonnement. Zowel Periodeafsluiting als de pagina Jaarrekening — en daarmee de knop Accountantpakket — verschijnen pas als Uitgebreid boekhouden aan staat bij Instellingen → Functies. Die staat standaard uit, en op een lager pakket kun je hem niet zelf aanzetten. Zie Proefbalans, balans en jaarrekening.
• ⚠️ Dat betekent iets vervelends: zonder dat pakket heb je geen kant-en-klare export van je hele administratie. Je kunt losse stukken wel bewaren — facturen als pdf, bonnen die je hebt geüpload, een rapport dat je downloadt — maar dan zet je je archief met de hand samen. De bewaarplicht ligt bij jou, dus regel dit vóór je het nodig hebt, en vraag je boekhouder wat die van je wil ontvangen.
• ⚠️ billey is niet je archief. De bewaarplicht ligt bij jou als ondernemer, niet bij je software. Verwijder je je account, dan verwijderen we je administratie — exporteer die dus vóórdat je dat doet. Onze back-ups zijn bedoeld om de dienst te herstellen na een storing en zijn geen archief voor jouw bewaarplicht.
• Bonnen die je uploadt of doorstuurt worden bij de uitgave bewaard, dus het originele bestand blijft beschikbaar. Zie Welke documenten heb je nodig voor je aangifte.

Hoe je banktransacties in je administratie terechtkomen, lees je in Bankkoppeling en afletteren. Waarom een verwijderde regel de rest van je boekhouding scheeftrekt, staat in Dubbel boekhouden.

Twijfel je of iets bewaard moet blijven? Gooi het niet weg en vraag het je boekhouder.

Bron: Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar? — Belastingdienst · Hoe bewaart u uw administratie? — Belastingdienst · Uw facturen bewaren — Belastingdienst · Hoelang moet u gegevens bewaren? — Belastingdienst