Bankkoppeling en afletteren: je banktransacties verwerken

Afletteren is het koppelen van een regel op je bankafschrift aan de factuur of de bon waar hij bij hoort. Er komt € 1.210 binnen; jij wijst aan dat dit factuur 2026-014 is. Vanaf dat moment weet je boekhouding niet alleen dát er geld binnenkwam, maar ook waarvóór.

Zonder die koppeling heb je een bankmutatie zonder betekenis. Je saldo klopt, maar je debiteurenlijst blijft zeggen dat de klant nog moet betalen.

Waarom het niet vanzelf goed is

Een bankregel bevat weinig: een bedrag, een datum, een tegenrekening en een omschrijving die de betaler zelf heeft getypt. Daar kan van alles achter zitten:

• de betaling van één factuur;
• een deelbetaling, of juist twee facturen in één bedrag;
• een uitgave met een bonnetje dat nog in je tas zit;
• kosten van de bank zelf, of rente;
• geld dat je naar privé hebt overgemaakt — geen kosten, alleen een verschuiving.

Alleen jij weet welke het is. Software kan het goed raden, maar niet weten.

De drie manieren om erbij te komen

Je bankmutaties komen op één van drie manieren in je administratie:

• Een bankkoppeling — je machtigt de boekhouding om je zakelijke rekening uit te lezen, en de transacties komen automatisch binnen.
• Een bestand importeren — je downloadt bij je bank een MT940- of CAMT.053-bestand en laadt dat in. Even werk per keer, maar niets is gekoppeld.
• Met de hand — werkt, maar bij meer dan een handvol mutaties per maand houd je het niet vol.

Wat "nog te boeken" betekent

Een binnengekomen transactie die nog nergens aan hangt, staat in de wacht. In de boekhouding staat dat bedrag dan op een tussenrekening: het geld is er, alleen de reden nog niet. Dat is geen fout — het is de bedoeling dat je die stapel regelmatig leegwerkt, want zolang er iets op staat, is je winst nog niet af.

Wat billey voor je doet

billey haalt je transacties automatisch op zodra je je bank hebt gekoppeld, en je kunt daarnaast MT940- en CAMT.053-bestanden importeren als je liever niet koppelt of je bank niet ondersteund wordt.

Binnengekomen transacties probeert billey zelf te matchen met een openstaande factuur, een kostenpost of een leverancier. Wat overblijft staat als nog te boeken in je lijst, en dat is precies je werkvoorraad. Per transactie kun je zelf een match kiezen, of hem als bankkosten, ontvangen rente of btw-afdracht wegboeken — die drie hebben een vaste plek in het grootboek, zodat ze niet als "kosten, overig" verdwijnen.

Voor bedragen die telkens terugkomen leg je een boekingsregel aan: herkent billey de tegenpartij of de omschrijving, dan koppelt hij hem voortaan zelf aan de juiste leverancier of grootboekrekening. Regels worden op volgorde van prioriteit afgelopen, zodat een specifieke regel vóór een algemene gaat.

Elke afgeletterde transactie wordt direct als dubbele boeking weggeschreven — zie Dubbel boekhouden — en verdwijnt daarmee van de tussenrekening.

Hoe de koppeling zelf werkt en via welke vergunninghouder die loopt, staat op Bankkoppeling.

Het binnenhalen van transacties gebeurt vanzelf; betalen niet. billey kan betaalopdrachten klaarzetten, maar die gaan pas de deur uit nadat jij ze bij je eigen bank hebt goedgekeurd — er wordt nooit iets afgeschreven omdat een factuur nu eenmaal openstond.