Memoriaalboekingen: wat zijn ze en wanneer heb je ze nodig

Bijna alles in je boekhouding komt ergens vandaan: een factuur die je stuurde, een bon die je uploadde, een banktransactie die je aflette. Een memoriaalboeking is de uitzondering — een boeking die je zelf intikt, zonder onderliggend document van buiten.

Je kunt hem zien als het handmatige gereedschap dat naast de automatische machine ligt. Je pakt hem er zelden bij, en dat hoort zo: als je hem vaak nodig hebt, is er meestal iets anders mis.

Wanneer heb je er een nodig?

De klassieke gevallen:

• Beginbalans. Stap je halverwege over naar een nieuwe boekhouding, dan moeten de standen van dat moment ergens vandaan komen — openstaande facturen, banksaldo, bedrijfsmiddelen. Dat is één memoriaalboeking.
• Privé-correctie. Iets is zakelijk betaald maar deels privé gebruikt, of andersom. Dat verschuift bedragen tussen rekeningen zonder dat er geld beweegt.
• Afrondingsverschil. Een verschil van een paar cent dat nergens meer op te lossen valt, maar wel voorkomt dat je administratie sluit.
• Correctie van een eerdere boeking die niet meer via het oorspronkelijke document te repareren is.

Wat er in staat

Een memoriaalboeking bestaat uit regels, en elke regel noemt een grootboekrekening met een bedrag aan de debet- of de creditkant. De optelsom van beide kanten moet exact gelijk zijn — dat is geen instelling maar de kern van de methode. Waarom, staat in Dubbel boekhouden: waarom elke boeking twee kanten heeft.

Zet er altijd een omschrijving bij die je over twee jaar nog begrijpt. "Correctie" zegt niets; "correctie beginbalans openstaande facturen per 1-1" zegt alles. Je boekhouder leest deze boekingen als eerste, juist omdat ze met de hand zijn gemaakt.

Wat het niet is

Een memoriaalboeking is geen manier om cijfers mooier te maken, en geen plek om iets weg te werken dat je niet begrijpt. Klopt je btw niet, dan is het antwoord bijna nooit een handmatige correctie op de btw-rekening — dan zit de fout in een factuur of een kostenpost, en daar hoor je hem ook te repareren. Een correctie die de oorzaak niet raakt, komt het kwartaal erop gewoon terug.

Wat billey voor je doet

In billey vind je memoriaalboekingen onder Uitgebreid boekhouden; staat die schakelaar uit, dan zie je het scherm niet — logisch, want de meeste ondernemers hebben er nooit een nodig.

Je vult een datum, een omschrijving en de regels in, en kiest per regel een grootboekrekening met een bedrag debet of credit. Onder de regels loopt een teller mee met beide totalen en de status In balans of Niet in balans. Zolang die niet gelijk zijn, kun je de boeking niet vastleggen — billey laat een onbalans niet toe, ook niet "even tijdelijk".

Eenmaal geboekt staat de memoriaalboeking gewoon in je grootboek tussen de automatische boekingen, met dezelfde herkomst-informatie. Valt de datum in een periode die je hebt afgesloten, dan weigert billey de boeking: afgesloten perioden zijn niet meer herschrijfbaar, en dat is precies waarvoor je ze afsluit.

De rest van je boekhouding loopt juist wél automatisch; hoe dat zit, staat op Dubbel boekhouden.

Wat billey niet doet: bedenken welke rekeningen je moet gebruiken. Dit is het ene scherm waar de app ervan uitgaat dat je weet wat je doet — bij twijfel is dit het moment voor je boekhouder, niet voor een gok.