Wat is een grootboek en een grootboekrekening?

Je facturen, je kosten en je banktransacties zijn wat je dagelijks ziet. Daaronder ligt één plek waar alles samenkomt: het grootboek. Elke boeking in je administratie belandt daar, gesorteerd op onderwerp.

Een grootboekrekening is een categorie, geen bankrekening

Dit is de verwarring waar bijna iedereen mee begint. Een grootboekrekening is geen rekening bij een bank — het is een verzamelpost. Denk aan een map met een naam erop:

• Omzet — alles wat je hebt gefactureerd
• Debiteuren — facturen die klanten nog moeten betalen
• Crediteuren — facturen die jij nog moet betalen
• Bank — het saldo op je zakelijke rekening
• Btw af te dragen — btw die je hebt geïnd en nog moet afdragen
• Kantoorkosten, Bankkosten, Afschrijvingskosten — kostensoorten

Elke grootboekrekening heeft een nummer, bijvoorbeeld 8000 voor omzet en 1000 voor de bank. Die nummers zijn een conventie, geen wet: ze zorgen ervoor dat rekeningen altijd in dezelfde volgorde staan en dat je boekhouder direct weet waar hij kijkt.

Het rekeningschema

De volledige lijst van je grootboekrekeningen heet het rekeningschema (ook wel grootboekschema). Dat is niet voor elke onderneming hetzelfde: een webshop met voorraad heeft rekeningen die een adviseur nooit nodig heeft.

Je hebt er als starter zelden omkijken naar. Het schema staat klaar wanneer je begint, en groeit mee als je nieuwe soorten kosten gaat boeken.

De vier soorten

Grootboekrekeningen vallen in vier groepen, en dat onderscheid bepaalt waar ze terechtkomen:

• Bezittingen — Bank, Debiteuren, Bedrijfsmiddelen. Komen op de balans.
• Schulden — Crediteuren, Btw af te dragen. Komen op de balans.
• Opbrengsten — Omzet. Komt op de winst-en-verliesrekening.
• Kosten — Kantoorkosten, Afschrijvingskosten. Komen op de winst-en-verliesrekening.

Je winst komt uit de onderste twee groepen: opbrengsten min kosten. De bovenste twee laten zien wat je bezit en wat je schuldig bent op één moment.

Waarom je dit woord tegenkomt

Zolang alles goed gaat, hoef je het grootboek nooit te openen. Je merkt het pas als:

• je boekhouder om "het grootboek" of "de grootboekkaart van een rekening" vraagt bij de jaarrekening;
• een bedrag ergens niet klopt en je wilt zien welke boekingen samen dat saldo vormen;
• je een correctie moet maken die niet uit een factuur of bonnetje komt — een memoriaalboeking.

In alle drie de gevallen kijk je naar dezelfde lijst: alle boekingen op één rekening, op datum, met een saldo eronder.

Wat billey voor je doet

billey houdt het grootboek automatisch bij. Elke verstuurde factuur, elke kostenpost en elke afgeletterde banktransactie wordt direct als boeking weggeschreven op de juiste rekeningen — je hoeft niets over te tikken. Het rekeningschema staat klaar zodra je een boekhouding aanmaakt.

Wil je het grootboek zelf inzien, dan zet je Uitgebreid boekhouden aan in de instellingen van je boekhouding. Daarmee verschijnen het grootboekoverzicht, de proefbalans, de balans en de memoriaalboekingen in het menu, plus het rekeningschema onder Instellingen. Staat de schakelaar uit, dan werkt de boekhouding onderwater precies hetzelfde — je ziet die schermen alleen niet.

Hoe die boekingen zelf in elkaar zitten — waarom er altijd twee rekeningen bij betrokken zijn — staat in Dubbel boekhouden: waarom elke boeking twee kanten heeft. Wil je zien hoe het grootboek en de proefbalans er in billey uitzien, kijk dan op Dubbel boekhouden in billey.