Proefbalans, balans en jaarrekening: wat is het verschil?

Onder Rapportages staan een paar rapporten met namen die veel op elkaar lijken. Proefbalans, balans, jaarrekening. Ze putten uit dezelfde boekhouding, maar ze beantwoorden drie verschillende vragen.

Kort samengevat: de proefbalans vraagt klopt mijn boekhouding technisch?, de balans vraagt wat bezit ik vandaag en wat ben ik schuldig?, en de jaarrekening vraagt hoe ging het afgelopen jaar?

De proefbalans: een rekenkundige controle

Elke boeking in een boekhouding heeft twee kanten: een debetkant en een creditkant, en die zijn altijd even groot. Waarom dat zo is, lees je in Dubbel boekhouden.

De proefbalans zet alle grootboekrekeningen onder elkaar met per rekening het totaal aan debet en het totaal aan credit. Onderaan staan de twee kolomtotalen. Als het goed is zijn die precies gelijk.

Dat is de hele functie. De proefbalans is geen verhaal over je onderneming — het is een controle dat er niets half is geboekt. Staat er een verschil, dan is er ergens een boeking die maar één kant heeft gekregen.

⚠️ Een sluitende proefbalans betekent niet dat je boekhouding klopt. Hij zegt alleen dat debet en credit even groot zijn. Boek je een laptop op de verkeerde rekening, dan sluit de proefbalans nog steeds keurig.

De balans: een foto op één moment

De balans laat op één datum — de peildatum — twee kolommen zien.

• Links de bezittingen (activa): je banksaldo, je kas, je bedrijfsmiddelen, je voorraad, en het geld dat klanten je nog moeten betalen (debiteuren).
• Rechts de passiva: wat je nog moet betalen (crediteuren, af te dragen btw) en het eigen vermogen.

Eigen vermogen is bezittingen min schulden. Bij een eenmanszaak is er geen aparte eigenaar naast jou, dus in gewone taal: wat de zaak nog aan jou terug moet geven. Je privéopnames en privéstortingen komen hier terecht, en nergens anders — zie Privéopnames en privéstortingen.

De balans is een momentopname. Verander je de peildatum, dan verandert het hele plaatje.

De winst- en verliesrekening: een periode, geen moment

Naast de balans staat de winst- en verliesrekening, in billey Winst & verlies. Die gaat niet over een datum maar over een periode: je omzet in die periode min je kosten in die periode is je resultaat.

Het onderscheid is de kern van alle boekhouden. De balans is een foto, de winst- en verliesrekening is de film ertussen. Je winst over het jaar komt aan het eind van dat jaar in je eigen vermogen op de balans terecht.

De jaarrekening: allebei, over een heel boekjaar

De jaarrekening is de balans en de winst- en verliesrekening samen, over één boekjaar, met de cijfers van het jaar ervoor ernaast. Dat vergelijkende jaar is waarom een jaarrekening iets zegt wat een losse balans niet zegt: je ziet de beweging.

Moet je die maken? Ja, ook als eenmanszaak. De wet verplicht iedereen die een bedrijf uitoefent om een administratie te voeren waaruit zijn rechten en plichten blijken (artikel 3:15i van het Burgerlijk Wetboek), en verwijst daarvoor door naar artikel 2:10: jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een balans en een staat van baten en lasten opmaken.

Het vergelijkende jaar dat billey erbij zet, is overigens geen wettelijke eis — het is gewoon het nuttigste deel van het rapport.

Wat je niet hoeft: hem inleveren. Een eenmanszaak deponeert geen jaarrekening bij de KVK — dat geldt voor bv's, nv's en een aantal andere rechtsvormen. Je jaarrekening is voor jezelf, voor je aangifte inkomstenbelasting, voor je boekhouder, en voor de bank of hypotheekverstrekker die ernaar vraagt.

Wat billey voor je doet

• ⚠️ Drie van de vier zitten achter een schakelaar. Winst & verlies staat er altijd, onder Rapportages. Balans, Jaarrekening en Proefbalans verschijnen pas als Uitgebreid boekhouden aan staat bij Instellingen → Functies, samen met het Grootboek, de Activastaat, het Budget en de Memoriaalboekingen. Die schakelaar staat standaard uit, omdat de meeste zzp'ers deze rapporten niet nodig hebben. Zie je de balans niet in het menu, dan is dat de reden.
• ⚠️ En die schakelaar hoort bij het Ondernemer-abonnement. Zit je op een lager pakket, dan staat hij op Functies grijs met een label erbij; aanzetten lukt dan niet. Je hebt dus niet altijd zelf de knop in handen — dit is geen instelling die je even omzet.
• De proefbalans loopt altijd over een heel kalenderjaar, van 1 januari tot en met 31 december. Je kiest een jaar, geen peildatum. Per regel zie je Debet, Credit en het Saldo, met de kolomtotalen onderaan.
• De balans heeft wél een peildatum. Je kiest een heel jaar, een kwartaal of een eigen datum. billey zet die datum nooit in de toekomst: kies je 31 december van dit jaar terwijl het augustus is, dan rekent billey met vandaag.
• ⚠️ De balans in billey sluit meestal niet, en dat is normaal. Je bezittingen komen uit je bankstanden en je activaregister, je schulden uit het grootboek. Zolang niet al je banktransacties geboekt zijn, verschillen de twee kanten. billey zegt het met zoveel woorden in een oranje melding boven de balans, met het bedrag erbij. Het verschil verdwijnt als je je banktransacties afwerkt — zie Bankkoppeling en afletteren.
• De jaarrekening toont het gekozen jaar met het voorgaande jaar ernaast, en is te downloaden als pdf. Daarnaast staat er een knop Accountantpakket: één bestand met de stukken die je boekhouder nodig heeft.
• Conceptfacturen en concept-uitgaven blijven buiten de cijfers. Op Winst & verlies kun je de concept-uitgaven tijdelijk meenemen met Concepten meetellen in totalen, om te zien wat ze met je resultaat zouden doen. ⚠️ Die schakelaar raakt je omzet niet: een conceptfactuur telt nooit mee, ook niet als je het vinkje aanzet. Zie je je omzet niet veranderen, dan betekent dat dus niets over je concepten. Zet de factuur op verstuurd als je hem wilt meetellen.
• Handmatige correcties boek je met een memoriaalboeking, en die verschijnt daarna gewoon in deze rapporten. Zie Memoriaalboekingen.

Bedrijfsmiddelen staan met hun boekwaarde op de balans en niet in één keer in je kosten. Waarom dat zo is, lees je in Vaste activa en Afschrijven van bedrijfsmiddelen. Wil je weten waar de cijfers vandaan komen, kijk dan in Wat is een grootboek.

Meer over hoe billey dit onder water bijhoudt lees je op Dubbel boekhouden.

Bron: Moet u een jaarrekening of jaarverslag maken? — Ondernemersplein · Jaarrekening wel of niet deponeren? — KVK · Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften — Belastingdienst