Voorraad, kostprijs en marge in je boekhouding

Verkoop je producten in plaats van uren, dan gedraagt je boekhouding zich anders dan die van een dienstverlener. De doos spullen die je inkoopt is op dat moment nog geen kostenpost: het is je geld in een andere vorm. Pas als je verkoopt, worden de ingekochte spullen kosten. Dat ene idee — voorraad is bezit, geen kosten — is de sleutel tot dit hele onderwerp.

Voorraad staat op je balans

Koop je voor € 1.000 aan handelsvoorraad in, dan heb je geen € 1.000 kosten gemaakt: je hebt € 1.000 van je bankrekening omgezet in € 1.000 aan voorraad, een bezitting op je balans. Je winst verandert er niet door.

Verkoop je vervolgens de helft voor € 900, dan gebeuren er twee dingen tegelijk: je boekt € 900 omzet, en de inkoopwaarde van wat de deur uit ging — € 500 — verhuist van de balans naar de winst-en-verliesrekening als kostprijs van de omzet (ook wel: inkoopwaarde van de omzet). Wat overblijft is je brutomarge: € 900 − € 500 = € 400. Uit die marge betaal je al je andere kosten; wat dan nog overblijft is winst.

De fiscale regels voor voorraadwaardering

• Je waardeert je voorraad normaal gesproken tegen kostprijs: wat jij ervoor betaald hebt, inclusief bijkomende kosten zoals verzendkosten (en exclusief btw die je terugvraagt als voorbelasting).
• Alleen voor incourante voorraad — producten die lastig te verkopen zijn, zoals uit de mode geraakte kleding — mag je een lagere waarde nemen. Het verschil met de kostprijs geef je dan aan als kosten, en je moet de afwaardering kunnen onderbouwen. Voor handel in textiel, kleding, meubelen en stoffering gelden maximale afwaarderingspercentages.
• Tel je voorraad minstens één keer per jaar, op of rond de laatste dag van je boekjaar. Die telling bepaalt de voorraad op je balans, en daarmee ook je kostprijs van de omzet: wat er niet meer ligt en niet is verkocht (breuk, diefstal, eigen gebruik), corrigeer je.

De eenvoudige route: inkopen op Inkoopkosten

Voor een kleine voorraad hoef je niet elke doos afzonderlijk te volgen. De gebruikelijke aanpak voor zzp'ers:

1. Boek elke inkoopfactuur als uitgave op Inkoopkosten.
2. Tel aan het eind van het jaar je voorraad en waardeer die tegen kostprijs.
3. Laat je boekhouder de telling verwerken: de voorraadwaarde gaat als bezit op de balans, en je kosten van dat jaar worden met hetzelfde bedrag verlaagd. In billey is dat één memoriaalboeking: debet Voorraad, credit Inkoopkosten. Let op: het rekeninglijstje bevat twee voorraadregels — kies de systeemrekening Voorraad, niet 3000 — Voorraad, want alleen de systeemrekening telt mee in de voorraadregel op de balans.

Zo klopt je winst per boekjaar, zonder dat je door het jaar heen voorraad bijhoudt. De prijs die je ervoor betaalt: tussendoor zegt je winst-en-verliesrekening te weinig, omdat inkopen meteen als kosten meetellen.

Wat billey voor je doet

• Een uitgave boekt billey op de kostencategorie die je kiest, zoals Inkoopkosten — er verhuist niet automatisch iets naar de voorraadrekening. En een verkoopfactuur boekt omzet, maar geen kostprijs: billey weet niet welke voorraad je factuur de deur uit deed en past je voorraadaantallen er ook niet op aan.
• Volwaardige voorraadwaardering zit in billey aan de kassakant (Kassa, voor fysieke producten). Leg je voor een product een openingswaardering of een gewaardeerde ontvangst vast met Voorraadwaarde in het grootboek boeken, dan boekt elke kassaverkoop vanzelf de kostprijs: debet Kostprijs omzet, credit Voorraad, tegen het lopende gewogen gemiddelde van je inkoopprijzen. Deze functies staan standaard uit.
• Het veld Kostprijs op een product is de inkoopprijs die billey als uitgangspunt neemt voor die voorraadwaardering. Een winstmarge per product rekent billey er niet mee uit.
• Voorraad tel je bij in billey per product, met de knop Voorraad aanpassen en het veld Tegenrekening, dat bepaalt waar de andere kant van de boeking landt.
• De regels Voorraad en Kostprijs omzet zie je terug op de balans en in de jaarrekening. Die rapporten zitten achter Uitgebreid boekhouden, dat standaard uit staat en bij het pakket Ondernemer hoort — zie Proefbalans, balans en jaarrekening.

Twijfel je of iets voorraad is of een bedrijfsmiddel? Voorraad is wat je doorverkoopt; wat je zelf gebruikt om je werk te doen is een bedrijfsmiddel. En waarom elke boeking hier twee kanten heeft, lees je in Dubbel boekhouden.

Bron: Waardering van voorraad in uw onderneming — Belastingdienst