Voorbelasting: welke btw mag je terugvragen?

Elke keer dat een leverancier jou btw rekent, is dat geen kostenpost maar een voorschot dat je terugkrijgt: je trekt het in je btw-aangifte af als voorbelasting. Voor veel zzp'ers is dat het prettigste vakje van de hele aangifte — maar niet alle btw mag erin.

De voorwaarden

Je mag btw aftrekken als aan drie dingen is voldaan:

• De uitgave is zakelijk — je gebruikt het gekochte voor je onderneming.
• Je gebruikt het voor belaste omzet. Omzet waarover je btw rekent, of omzet tegen het nultarief. Zie Btw-tarieven: 21%, 9% of 0%.
• Je hebt een factuur die aan de eisen voldoet, met daarop de btw apart vermeld. Wat er op een factuur moet staan, geldt ook voor de facturen die jíj ontvangt — zie Wat moet er op een factuur staan. Tot € 100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur, met minder verplichte gegevens.

Aftrekken doe je in het tijdvak van de factuurdatum — ook als je de factuur dan nog niet hebt betaald, en ook onder het kasstelsel: dat verlegt alleen het moment van je omzet, niet van je voorbelasting. Zie Kasstelsel of factuurstelsel.

Wat je niet mag aftrekken

• Privéaankopen. Gebruik je iets deels privé, dan trek je alleen het zakelijke deel af.
• Uitgaven voor vrijgestelde omzet. Lever je vrijgestelde prestaties, dan is de btw op de kosten daarvoor niet aftrekbaar. Bij een mix van belaste en vrijgestelde omzet trek je alleen het deel voor de belaste omzet af — dat verdelen luistert nauw; doe het samen met je boekhouder.
• Eten en drinken in de horeca. De btw op een zakenlunch of een etentje met een klant is niet aftrekbaar als het eten en drinken in een horecagelegenheid wordt genuttigd — of in een ruimte die speciaal daarvoor is ingericht, zoals bij een cateraar. Dat is de omschrijving waar het om draait; twijfel je bij afhalen of bezorgen, leg die bon dan voor aan je boekhouder.
• Giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven het drempelbedrag. Dat drempelbedrag is € 227 exclusief btw per ontvanger per boekjaar, en je telt alleen uitgaven mee waarover je btw hebt betaald. Blijf je eronder, dan mag je de btw aftrekken; kom je erboven, dan moet je de afgetrokken btw terugbetalen.
• Onder de KOR trek je helemaal niets af — je doet immers geen aangifte. Zie Kleineondernemersregeling (KOR).

Eén spiegelbeeldregel om te onthouden: betaal jij een inkoopfactuur een jaar na de uiterste betaaldatum nog niet, dan moet je de afgetrokken btw terugbetalen. Het is de tegenhanger van de teruggaaf die jij krijgt bij een klant die niet betaalt — zie Oninbare vordering afboeken.

Wat billey voor je doet

• Elke uitgave heeft een veld BTW-bedrag. Scan of mail je een bon, dan leest billey het bedrag voor je uit; je controleert het en vult aan waar nodig. Rubriek 5b van je aangifte is precies de optelsom van die bedragen, plus de btw die naar jou is verlegd. Zie De rubrieken van je btw-aangifte.
• Het afronden doet billey in jouw voordeel: rubriek 5b wordt op hele euro's naar boven afgerond, precies zoals de Belastingdienst toestaat.
• ⚠️ billey toetst niet óf de btw aftrekbaar is. Elke euro die je in het veld BTW-bedrag zet, telt mee in rubriek 5b. Boek je een horecabon of een relatiegeschenk boven het drempelbedrag, zet het BTW-bedrag dan op nul — het hele bedrag inclusief btw is dan gewoon kosten.
• Gebruik je een kostenpost deels privé (bijvoorbeeld je telefoon), dan stel je dat in per grootboekrekening: instellingen van je administratie → Grootboekschema → Privégebruik %. billey rekent daarmee in je laatste aangifte van het jaar de correctie uit — zie Btw-correctie voor privégebruik. Die pagina hoort bij het abonnement Ondernemer en hoger.
• Krijg je per saldo geld terug — je voorbelasting is groter dan je verschuldigde btw — dan is rubriek 5c negatief en ontvang je het verschil van de Belastingdienst. Hoe je die teruggaaf boekt, staat in Je btw-betaling aan de Belastingdienst boeken.

Bron: Btw aftrekken — Belastingdienst · Welke btw mag u niet aftrekken? — Belastingdienst · Btw aftrekken bij uitgaven in de horeca — Belastingdienst · Drempelbedrag giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen — Belastingdienst