Kasstelsel of factuurstelsel: wanneer is je btw verschuldigd?

Je stuurt in maart een factuur van € 1.210, inclusief € 210 btw. De klant betaalt pas in mei. Moet je die € 210 aangeven in je aangifte over het eerste kwartaal, of over het tweede?

Dat hangt af van welk stelsel voor jou geldt. Er zijn er twee, en je kiest er meestal niet zelf tussen.

Het factuurstelsel: de factuurdatum telt

Lever je aan ondernemers, of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, dan geldt het factuurstelsel. Dit is voor de meeste zzp'ers de situatie.

Bij het factuurstelsel bepaalt de datum van de factuur in welk tijdvak je de btw aangeeft. In het voorbeeld hierboven geef je de € 210 dus aan in het eerste kwartaal, ook al staat het geld dan nog niet op je rekening.

Dat betekent iets ongemakkelijks: je draagt btw af die je nog niet hebt ontvangen. Bij een klant die traag betaalt, schiet je dat bedrag voor. Reden om niet te lang te wachten met factureren én met herinneren.

De Belastingdienst stelt ook een grens aan het uitstellen van de factuur zelf: stuur je factuur uiterlijk op de 15e dag na de maand waarin je hebt geleverd. Factureer je later, dan schuift de btw niet mee — je geeft hem aan in het tijdvak waarin de factuur verstuurd hád moeten zijn.

Wordt een factuur uiteindelijk helemaal niet betaald? Dan kun je de afgedragen btw terugvragen zodra vaststaat dat de vordering oninbaar is. Is dat niet aan te tonen, dan geldt je vordering hoe dan ook als oninbaar één jaar na de uiterste betaaldatum die je met je klant hebt afgesproken. Dat jaar is dus geen deadline waarna je te laat bent — het is het moment waarop je recht op teruggaaf in elk geval ontstaat. Sprak je geen betaaltermijn af, dan telt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Je verwerkt het bedrag in de aangifte over het tijdvak waarin dat jaar verstreek of waarin duidelijk werd dat de factuur oninbaar is. Betaalt je klant later alsnog? Dan geef je die btw weer aan in het tijdvak waarin je het geld ontvangt.

Het kasstelsel: het moment van betalen telt

Bij het kasstelsel bereken je de btw over wat er in het tijdvak daadwerkelijk op je bankrekening is bijgeschreven of in je kas is ontvangen. Geen geld, geen btw.

Dat past bij bedrijven die vooral aan particulieren leveren en direct afrekenen: daar is de factuur vaak een bonnetje en valt betalen en leveren samen.

Voor een aantal branches is het kasstelsel verplicht. De Belastingdienst noemt onder andere:

• winkeliers, inclusief webwinkels
• marktkooplieden
• schoenmakers, voor het repareren van schoenen
• kappers, schoonheidsverzorgingsbedrijven
• glazenwassers, wasserijen
• fietsenmakers
• behangers en stoffeerders
• horecabedrijven
• autorijscholen
• advocaten die hun praktijk alleen uitoefenen

Daarnaast geldt het kasstelsel voor ondernemers die meer dan 90% van hun omzet halen uit een winkel- of dienstverleningsruimte voor particulieren.

Val je in zo'n branche maar wil je toch het factuurstelsel gebruiken? Dat mag, als je die keuze duidelijk vastlegt in je administratie. En andersom: lever je al langer dan een kalenderjaar 80% of meer aan particulieren zonder in de lijst te staan, dan kun je bij je belastingkantoor om het kasstelsel vragen, met omzetcijfers erbij.

⚠️ Eén ding vervalt met het kasstelsel: je kunt geen btw terugvragen wegens een oninbare vordering. Dat is ook logisch — je draagt de btw pas af als het geld binnen is, dus over een factuur die nooit betaald wordt heb je nooit btw afgedragen.

De valkuil: je voorbelasting werkt bij allebei hetzelfde

Dit is het stukje dat bijna iedereen fout heeft.

De btw op je eigen inkopen — je voorbelasting, rubriek 5b — trek je af in het tijdvak waarin je leverancier hem aan jou in rekening bracht. De factuurdatum bepaalt dat, ook onder het kasstelsel, en ook als je die factuur zelf nog niet betaald hebt.

Het kasstelsel verandert dus alleen het moment waarop je btw verschuldigd wordt. Het verandert niets aan het moment waarop je btw aftrekt.

Eén ding staat los van allebei

Btw over privégebruik hangt niet aan een factuur of aan een betaling. Die geef je één keer per jaar aan, in je laatste aangifte van het jaar. Zie Btw-correctie privégebruik.

Wat billey voor je doet

• ⚠️ billey rekent met het factuurstelsel. Er is geen instelling om over te schakelen naar het kasstelsel. Val je in een branche waarvoor het kasstelsel verplicht is, dan sluiten de bedragen die billey berekent niet aan op wat je moet aangeven. Overleg met je boekhouder voordat je die aangifte verstuurt.
• Een verkoopfactuur telt mee in het kwartaal van de factuurdatum, niet in het kwartaal waarin de klant betaalt. Verander je de factuurdatum, dan verschuift de factuur van tijdvak.
• Een uitgave telt mee in het kwartaal van de datum op de bon of inkoopfactuur, niet in het kwartaal waarin jij hem betaalt. Dat is precies de regel die de Belastingdienst voor voorbelasting stelt.
• De kaart BTW dit kwartaal op je dashboard toont hetzelfde saldo als je aangifte. Ze rekent rubriek 5c voor het lopende kwartaal: de btw over de facturen die je dit kwartaal uitreikte en over je kassaverkopen, min je voorbelasting. Betaald of nog niet betaald maakt geen verschil. De kaart Omzet dit kwartaal telt facturen op factuurdatum en je kassaverkopen, zonder btw. Kijk voor de definitieve aangifte altijd op de pagina BTW.
• Wil je zien welke facturen in een kwartaal vielen? Dat leest de aangiftepagina je niet voor — die noemt alleen wat er buiten de aangifte blijft, zoals concepten. Ga naar Facturen en sorteer op Datum; dat is de kolom waar de aangifte op rekent. Een factuur die net over de kwartaalgrens ligt, zie je daar staan.

Welke bedragen in welk vakje van de aangifte terechtkomen, lees je in De rubrieken van je btw-aangifte. Weet je nog niet precies wat btw is, begin dan bij Wat is btw.

Meer over hoe billey de aangifte klaarzet lees je op Btw-aangifte.

Bron: Factuurstelsel — Belastingdienst · Kasstelsel — Belastingdienst · Voor wie geldt het kasstelsel? — Belastingdienst