Wat is btw en hoe werkt het?

Btw staat voor belasting toegevoegde waarde, ook wel omzetbelasting. Het is een belasting op wat een klant betaalt — niet op wat jij verdient. Jij int die belasting voor de Belastingdienst en draagt hem af. Het geld is dus nooit van jou geweest, ook al staat het even op je rekening.

Dat laatste is de belangrijkste zin van dit artikel. Veel starters zien een goed kwartaal op hun bankrekening en schrikken bij de aangifte. Reken de btw daarom nooit mee als omzet.

De drie bedragen op een factuur

Elke verkoopfactuur heeft dezelfde opbouw:

• Het bedrag exclusief btw — dit is je echte omzet
• De btw — 21%, 9% of 0%, afhankelijk van wat je levert
• Het bedrag inclusief btw — wat de klant overmaakt

Het algemene tarief is 21%. Voor een beperkte groep goederen en diensten geldt het verlaagde tarief van 9% (bijvoorbeeld voedingsmiddelen, boeken en geneesmiddelen), en in sommige gevallen 0%. Welk tarief precies waarvoor geldt verandert af en toe — controleer je eigen categorie op belastingdienst.nl als je twijfelt.

Btw die je terugkrijgt: voorbelasting

Koop je iets voor je onderneming, dan betaal je daar zelf ook btw over. Die btw heet voorbelasting en mag je terugvragen, zolang de aankoop zakelijk is en je een geldige factuur hebt.

Bij je aangifte trek je de voorbelasting af van de btw die je hebt geïnd:

btw op je verkopen − voorbelasting op je inkopen = wat je betaalt

Komt daar een negatief bedrag uit — bijvoorbeeld in een kwartaal waarin je een dure investering deed — dan krijg je geld terug.

Waarom een bonnetje zonder btw-nummer een probleem is

Om voorbelasting terug te vragen heb je een factuur nodig die aan de wettelijke eisen voldoet: het btw-identificatienummer van de leverancier, een factuurnummer, een datum, en het btw-bedrag apart vermeld. Een pinbon van de bouwmarkt zonder die gegevens is genoeg voor je administratie, maar niet altijd genoeg om de btw terug te vragen. Vraag bij grotere aankopen om een echte factuur op naam van je onderneming.

Hoe vaak doe je aangifte?

Dat bepaal je niet zelf: de Belastingdienst deelt je in bij je aanmelding, en laat het je schriftelijk weten. Er zijn drie mogelijkheden.

• Per kwartaal — dit is wat verreweg de meeste ondernemers krijgen, en waar je van uit mag gaan als je niets anders hebt gehoord.
• Per maand — je kunt hier zelf om vragen. Zinvol als je structureel btw terugkrijgt (je krijgt je geld dan sneller), of als je moeite hebt om per kwartaal een groot bedrag opzij te houden.
• Per jaar — alleen op verzoek en alleen als je heel weinig btw afdraagt, en niet als je zaken doet met andere EU-landen. Voorwaarden en bedragen wijzigen; check ze op belastingdienst.nl voordat je het aanvraagt.

Je kunt de Belastingdienst altijd vragen om je in te delen in een ander tijdvak. Wat er ook is afgesproken, je ziet het terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

De deadlines per kwartaal

De aangifte moet binnen zijn én betaald uiterlijk een maand na afloop van het tijdvak. Voor kwartaalaangifte betekent dat:

• 1e kwartaal (januari t/m maart) — uiterlijk 30 april
• 2e kwartaal (april t/m juni) — uiterlijk 31 juli
• 3e kwartaal (juli t/m september) — uiterlijk 31 oktober
• 4e kwartaal (oktober t/m december) — uiterlijk 31 januari

Te laat zijn kost een boete, ook als je niets hoeft te betalen. En let op dat tweede woord: het geld moet op tijd binnen zijn bij de Belastingdienst, niet pas onderweg.

Ook als je een kwartaal niets hebt gefactureerd doe je aangifte. Je dient dan een nihilaangifte in.

Als je onder de € 20.000 blijft

Blijft je omzet onder de € 20.000 per jaar, dan kun je meedoen aan de kleineondernemersregeling. Je rekent dan geen btw meer en doet geen aangifte — maar je kunt ook geen voorbelasting meer terugvragen. Of dat gunstig is hangt af van je klanten en je kosten: zie Wat is de kleineondernemersregeling (KOR)?.

Wat billey voor je doet

billey rekent de btw per factuurregel uit op basis van het tarief dat je kiest, en houdt de voorbelasting bij vanuit je kosten en bonnetjes. Per kwartaal stelt billey de aangifte samen, rubriek voor rubriek — dezelfde rubrieken als op het formulier van de Belastingdienst — en loopt vooraf een controle langs je concept-facturen en je ICP-opgaaf, zodat je niet met openstaande concepten indient.

billey werkt per kwartaal. Doe je maand- of jaaraangifte, dan kloppen je cijfers in billey wel, maar de indeling in tijdvakken sluit niet aan op wat je moet indienen — je zult de bedragen dan zelf per periode moeten optellen.

Je kunt de aangifte vanuit billey rechtstreeks bij de Belastingdienst indienen, of de bedragen overnemen in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Na afloop kun je het kwartaal afsluiten, zodat er niets meer verschuift onder een aangifte die al is ingediend.

Wat billey niet doet: beoordelen of een uitgave écht zakelijk is. Die keuze blijft van jou, en bij twijfel van je boekhouder.

Hoe de aangifte er in billey uitziet, staat op Btw-aangifte.

Bron: Btw — Belastingdienst