Een klant betaalt niet: oninbare vordering afboeken en btw terugvragen

Je stuurde in januari een factuur van € 1.210, met € 210 btw. Die € 210 heb je in je aangifte over het eerste kwartaal netjes afgedragen. En nu, maanden later, is er nog steeds niet betaald. De klant reageert niet meer, of is failliet.

Je bent dan twee dingen kwijt: de omzet én de btw die je voorgeschoten hebt. Dat tweede kun je terugkrijgen.

Eerst: is de vordering echt oninbaar?

Voordat je iets afboekt, is de gewone incassoroute aan de beurt. Een herinnering, daarna een aanmaning met een uiterste termijn, en als het om een groot bedrag gaat een incassobureau of de rechter.

Pas als je redelijkerwijs niet meer verwacht dat er betaald wordt, is de vordering oninbaar. De Belastingdienst zegt het zo: "U kunt btw terugvragen zodra het zeker is dat uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar is."

Dat "gedeeltelijk" telt mee. Betaalt een curator na een faillissement 20% uit, dan vraag je de btw over de andere 80% terug.

De grens van één jaar

Kun je niet aantonen dat de vordering oninbaar is? Dan geldt je vordering hoe dan ook als oninbaar één jaar na de uiterste betaaldatum die je met je klant hebt afgesproken. Sprak je geen betaaltermijn af, dan telt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Lees dat jaar goed: het is geen deadline waarna je te laat bent. Het is het moment waarop je recht op teruggaaf in elk geval ontstaat, ook zonder bewijs. Is het eerder duidelijk dat er niets meer komt — een faillissement, een bedrijf dat is opgeheven — dan hoef je dat jaar niet af te wachten.

Hoe je het in je aangifte verwerkt

Je vraagt de btw niet apart aan. Je verwerkt hem in je gewone aangifte over het tijdvak waarin dat jaar verstreek, of waarin duidelijk werd dat de factuur oninbaar is.

In die aangifte doe je twee dingen tegelijk, allebei bij rubriek 1a (of 1b bij het 9%-tarief):

• je haalt de btw van de oninbare factuur af van de btw die je in dat tijdvak verschuldigd bent
• je haalt de omzet van die factuur af van de omzet in datzelfde vakje

Dus niet alleen de € 210, maar ook de € 1.000 omzet. Het is dus geen suppletie: je corrigeert niet het oude kwartaal, je verwerkt het in het huidige.

Betaalt je klant later alsnog? Dan geef je de btw over het ontvangen deel weer aan in het tijdvak waarin het geld binnenkomt.

Twee situaties waarin dit niet zo werkt

Val je onder het kasstelsel, dan kun je geen teruggaaf krijgen wegens een oninbare vordering. Dat klopt ook: je draagt de btw pas af als het geld binnen is, dus over een factuur die nooit betaald wordt heb je nooit btw afgedragen. Meer daarover in Kasstelsel of factuurstelsel.

Heb je de vordering overgedragen, bijvoorbeeld aan een factoringmaatschappij, dan verloopt de teruggaaf voor de overnemer via een apart formulier, "Verzoek om teruggaaf omzetbelasting (overgenomen vorderingen)", en niet via de aangifte.

Wat billey voor je doet

• ⚠️ billey heeft geen knop "oninbaar afboeken", en je aangifte corrigeert zichzelf dus niet. De rubrieken worden berekend uit je facturen, je uitgaven en je kassabonnen. Er is geen veld waarin je rubriek 1a met de hand verlaagt. De bedragen die billey je toont zijn de bedragen zónder de correctie.
• ⚠️ Laat je billey de aangifte rechtstreeks via Digipoort versturen, dan gaan precies die berekende bedragen mee. Een correctie voor een oninbare vordering kan daar niet in meeliften. Wil je de correctie dit kwartaal meenemen, doe die aangifte dan in Mijn Belastingdienst Zakelijk en pas de bedragen bij 1a daar aan. Overleg met je boekhouder als je twijfelt.
• Verwijder de factuur niet. Dat kan ook niet: alleen een concept is te verwijderen. Een verstuurde factuur valt onder de bewaarplicht en moet blijven staan, ook als hij nooit betaald wordt.
• Markeer hem ook niet als betaald. Dan boekt billey geld op je bank dat er nooit kwam, en klopt je banksaldo niet meer.
• De creditnota doet rekenkundig precies wat de Belastingdienst vraagt: omzet en btw gaan er in het huidige tijdvak weer af bij rubriek 1a. Je maakt er een via het ⋯-menu op de factuur. Hij begint als concept, en een concept telt niet mee — pas als je de creditnota verstuurt, verandert er iets aan je aangifte. Let wel op dat een creditnota juridisch iets anders is dan een oninbare vordering: je scheldt de schuld ermee kwijt, in plaats van hem te blijven vorderen bij een klant die niet betaalt. Beide zijn een geldige grond voor teruggaaf, maar het is een keuze — bespreek hem met je boekhouder.
• Je grootboek klopt pas als je de post afboekt. Een verstuurde, onbetaalde factuur blijft op Debiteuren staan. Met een memoriaalboeking haal je hem daar af: Debiteuren credit voor het hele factuurbedrag, BTW Schuld debet voor de teruggevraagde btw, en een kostenrekening debet voor het bedrag exclusief btw. ⚠️ Die boeking komt niet in je btw-aangifte terecht — die leest je facturen, niet je grootboek. Memoriaalboekingen zitten achter de instelling Uitgebreid boekhouden.
• Herinneren kan billey wel voor je doen. Op Facturen filter je op Achterstallig, selecteer je de facturen en kies je Herinneringen versturen. Op de pagina van een losse factuur staat Herinnering versturen in het ⋯-menu, met een teller erbij van hoe vaak je al gerappelleerd hebt — die knop verschijnt zodra de vervaldatum voorbij is en de klant een e-mailadres heeft.
• Wie er allemaal openstaat, zie je op Rapportages → Debiteuren. Dat overzicht groepeert je openstaande facturen per ouderdom: nog niet verstreken, 1-30 dagen, 31-60, 61-90 en 90+ dagen, met daaronder een lijst per klant met de oudste vervaldatum. Die pagina zit niet achter Uitgebreid boekhouden, anders dan de meeste rapportages ernaast — je hebt er alleen het recht om btw-rapporten te bekijken voor nodig. Alles wat in de bak van 90+ dagen staat, is de moeite van een aanmaning waard.

Welk bedrag in welk vakje van de aangifte hoort, lees je in De rubrieken van je btw-aangifte.

Bron: Btw-teruggaaf door oninbare vorderingen — Belastingdienst · Btw terugvragen — Belastingdienst