Creditnota maken: zo corrigeer je een verstuurde factuur

Je hebt een factuur verstuurd en er klopt iets niet: een verkeerd bedrag, een dubbele factuur, een korting die je alsnog geeft. Aanpassen kan niet meer — een uitgereikte factuur ligt vast. Wat wel kan: er een creditnota tegenover zetten die hem geheel of gedeeltelijk terugdraait.

Een creditnota is gewoon een factuur

Met een minteken, maar verder gelden dezelfde regels. Hij heeft een eigen nummer uit een doorlopende reeks nodig, dezelfde verplichte gegevens als een gewone factuur, en hij moet ondubbelzinnig verwijzen naar de factuur die hij corrigeert.

Dat laatste is het punt waar het in de praktijk misgaat. "Correctie" op een los briefje is geen creditnota; er moet uit blijken welke factuur je corrigeert.

Wat er btw-technisch gebeurt: de btw die je op de oorspronkelijke factuur in rekening bracht, draai je terug. Je verwerkt dat in de aangifte over het tijdvak waarin je de creditnota uitreikt — je corrigeert dus niet je oude aangifte.

Wanneer wél, wanneer niet

Wel een creditnota: een fout bedrag, een verkeerde klant, een geannuleerde opdracht, een korting of prijsvermindering achteraf, een retour, een dubbel betaalde factuur. Een deel van die gevallen speelt pas ná betaling. Dat kan: je maakt de creditnota dan op de betaalde factuur en betaalt het bedrag terug — zie hieronder.

Niet een creditnota: een klant die simpelweg niet betaalt. Dan blijft je vordering bestaan en gebruik je de route voor een oninbare vordering. Crediteer je in plaats daarvan, dan scheld je de schuld formeel kwijt — rekenkundig hetzelfde, juridisch iets anders.

Wat billey voor je doet

• Je maakt hem vanaf de factuur zelf: open de factuur en kies Creditnota in het ⋯-menu. billey maakt een nieuwe factuur aan met alle regels van het origineel, maar met negatieve bedragen.
• Dat kan op een verzonden én op een betaalde factuur. Alleen een concept kun je niet crediteren: dat pas je gewoon aan. Een creditnota zelf crediteer je ook niet nog een keer. Een handmatige factuur met een negatief bedrag weigert billey — de creditnota is de route.
• Bij een verzonden factuur betaalt de klant het verschil. billey verrekent de creditnota niet zelf met de factuur: de factuur blijft open staan tot je hem als betaald markeert. Doe dat zodra het verschil binnen is.
• Bij een betaalde factuur heeft de klant al betaald, dus je bent hem het bedrag schuldig. De creditnota blijft na het versturen open staan tot je het geld hebt teruggestort. Kies dan op de creditnota Markeren als terugbetaald. billey boekt het bedrag van je bankrekening af tegen Debiteuren, en de creditnota krijgt de status Terugbetaald. Stortte je terug vanaf je privérekening, kies dan in het ⋯-menu Markeren als terugbetaald (privé): dan boekt billey tegen Eigen Vermogen, net als bij een factuur die op je privérekening binnenkwam.
• Een open creditnota is geen achterstallige factuur. billey telt hem niet mee bij je achterstallige facturen en stuurt er geen betalingsherinnering voor.
• Het nummer komt uit een eigen reeks. Standaard is dat CN-{YYYY}-{####}, los van je factuurnummers maar wel in dezelfde unieke lijst — zie Factuurnummering.
• De verwijzing zet billey er zelf op. Boven de pdf staat Creditnota in plaats van Factuur, en eronder Ref met het nummer van de oorspronkelijke factuur. In de notities komt "Creditnota voor factuur …" te staan.
• ⚠️ Een creditnota begint als concept, en een concept telt nergens in mee. Pas als je hem verstuurt, verandert er iets aan je omzet en je btw-aangifte. Vergeet die stap niet: een creditnota die eeuwig op Concept blijft staan, corrigeert niets.
• Je omzet en je btw bewegen automatisch mee. De regels zijn negatief, dus rubriek 1a daalt met precies het bedrag en de btw van het origineel — in het tijdvak van de datum van de creditnota, niet dat van de oorspronkelijke factuur. Zie De rubrieken van je btw-aangifte.
• Je kunt de regels aanpassen zolang hij concept is. Wil je maar een deel crediteren, pas dan de aantallen of bedragen aan voordat je hem verstuurt.
• De btw-behandeling gaat mee. Was het origineel een verlegde of buitenlandse factuur, dan neemt de creditnota diezelfde behandeling over — inclusief het btw-nummer van je klant en de ICP-rubricering, zodat je opgaaf ICP blijft kloppen.
• ⚠️ Een verstuurde factuur kun je niet verwijderen, en dat hoort ook zo: de bewaarplicht geldt ook voor een factuur die achteraf onjuist bleek. De creditnota is het spoor dat laat zien wat je hebt rechtgezet.

Bron: Factuureisen — Belastingdienst · Btw-teruggaaf door prijsvermindering, kwijtschelding of verbreking overeenkomst — Belastingdienst