Factuurnummering: doorlopend, uniek en waarom dat moet

Van alle factuureisen is de nummering degene waar het vaakst iets misgaat — meestal bij een overstap of aan het begin van een jaar. De regel zelf is kort: je gebruikt opeenvolgende nummers, en elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen.

Dat is het. Er staat niet dat de reeks bij 1 moet beginnen, niet dat er nooit een gat in mag zitten, en niet welk format je moet gebruiken.

Waarom die regel bestaat

Een doorlopende reeks maakt controleerbaar dat je geen facturen achterhoudt. Springt je nummering van 2026-0012 naar 2026-0014, dan is de vraag "waar is 13?" volkomen redelijk — en het antwoord "die heb ik verwijderd" is precies het antwoord dat je niet wilt hoeven geven.

Een gat is niet verboden, maar het roept een vraag op. Kun je uitleggen waar het vandaan komt, dan is er niets aan de hand.

Wat een goed format doet

Veel zzp'ers zetten het jaartal voorin: 2026-0001, 2026-0002. Dat leest prettig, sorteert vanzelf goed, en je begint elk jaar weer bij 1 zonder dat je nummers hergebruikt — het jaartal maakt ze uniek.

Wat je beter niet doet: het nummer laten meelopen met iets wat verandert. Een nummer met een klantcode of een projectnaam erin lijkt handig tot een klant van naam verandert of een project verhuist.

Wat billey voor je doet

• Je stelt de nummering in bij Instellingen → Nummering, per soort document: factuur, creditnota, offerte, kassabon en kassaretour. Die laatste twee staan er ook als je de kassa niet gebruikt. Elk soort heeft een eigen Formaat, Startnummer en Reset.
• Het formaat is een sjabloon met tokens. {YYYY} is het jaartal, {YY} de laatste twee cijfers, {MM} de maand, {QQ} het kwartaal (Q1 t/m Q4), en {###}, {####} of {#####} het volgnummer. Gewone tekst zet je er zelf tussen, dus ST-{YYYY}-{####} levert ST-2026-0001. Het aantal # bepaalt hoeveel cijfers het volgnummer minimaal krijgt — loopt de reeks daaroverheen, dan wordt het nummer gewoon een cijfer langer. ⚠️ Er moet precies één volgnummer-token in staan, en andere {...}-constructies dan de bovenstaande worden geweigerd.
• Standaard staat er {YYYY}-{####} voor facturen en CN-{YYYY}-{####} voor creditnota's, allebei beginnend bij 1 en jaarlijks opnieuw. Offertes krijgen Q-, kassabonnen S- en kassaretouren R-.
• Bij Reset kies je wanneer de reeks opnieuw begint: Nooit, Jaarlijks, Per kwartaal of Maandelijks. ⚠️ Zorg dat je formaat bij die keuze past. Reset je maandelijks maar staat er geen {MM} in je formaat, dan botsen de nummers van januari en februari op elkaar.
• billey waarschuwt als facturen en creditnota's hetzelfde nummer kunnen krijgen. Ze delen één unieke lijst, dus twee formaten die dezelfde uitkomst kunnen geven leveren vroeg of laat een mislukte creditnota op. Je krijgt die melding meteen bij het opslaan, niet pas maanden later.
• ⚠️ Verwijder je een concept, dan blijft zijn nummer gereserveerd. Maak je 2026-0002 aan en gooi je hem weg, dan krijgt de volgende factuur 2026-0003 en niet opnieuw 0002. Er ontstaat dus een gat in je reeks — dat mag, en je kunt het uitleggen: er was een concept dat nooit is uitgereikt. Een nummer wordt nooit hergebruikt, en dat is precies de eis waar het om draait.
• Verstuurde facturen kun je sowieso niet verwijderen. Alleen een concept kan weg; wat de deur uit is, blijft staan — zie Bewaarplicht.
• Het nummer staat op de factuur zelf en je kunt het aanpassen zolang de factuur nog een concept is. Handig bij een overstap: zet je startnummer op het eerste vrije nummer uit je oude pakket, dan loopt je reeks gewoon door. Meer over overstappen in Beginsaldo's invoeren.

Bij een overstap

Kwam je van een ander pakket en stond je op factuur 348? Zet het startnummer dan op 349 en kies een format dat bij je oude reeks past. Je hoeft je oude facturen niet in billey te zetten om de nummering te laten kloppen — je moet ze wel bewaren.

Bron: Factuureisen — Belastingdienst