Wat moet er wettelijk op een factuur staan?

Een factuur die niet klopt, is meer dan een slordigheidje. Je klant mag de btw pas aftrekken als de factuur aan de eisen voldoet — dus een onvolledige factuur komt bij je terug, en bij een controle kan de Belastingdienst er ook iets van vinden.

Gelukkig is de lijst kort en verandert hij vrijwel nooit.

De verplichte gegevens

Over jou en je klant:

• je volledige naam en die van je klant — de juridische naam, niet je handelsnaam alleen
• je volledige adres en dat van je klant, dus geen postbus als dat niet je vestigingsadres is
• je btw-identificatienummer, met NL ervoor
• je KVK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat ingeschreven

Over de factuur zelf:

• een factuurnummer, uit een opeenvolgende reeks — elk nummer mag maar één keer voorkomen
• de datum waarop je de factuur uitreikt
• de datum waarop je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling

Over wat je levert:

• welke goederen je hebt geleverd en hoeveel, of welke dienst en de omvang ervan
• het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
• het btw-tarief dat van toepassing is
• het btw-bedrag

Reken je meerdere tarieven op één factuur, dan splits je het btw-bedrag per tarief. Verkoop je met 0% of verlegde btw, dan hoort daar de reden bij op de factuur — zie Btw bij verkopen naar het buitenland.

Twee data, en waarom dat er twee zijn

De factuurdatum bepaalt in welk btw-tijdvak je factuur meetelt. De leverdatum zegt wanneer het werk of de levering plaatsvond. Vaak vallen ze samen, maar niet altijd: lever je in maart en factureer je begin april, dan staan er twee verschillende datums op.

Er zit ook een grens aan hoe lang je mag wachten met factureren: uiterlijk op de 15e dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd. Meer daarover in Kasstelsel of factuurstelsel.

Wanneer een vereenvoudigde factuur mag

Is het factuurbedrag € 100 of lager, inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. Datzelfde geldt voor een factuur die een eerdere factuur wijzigt en daar ondubbelzinnig naar verwijst.

⚠️ Die uitzondering geldt niet over de grens: bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en leveringen binnen de EU met verlegde btw moet je factuur volledig zijn, ook onder de € 100. Juist daar heeft je klant de complete factuur nodig om de btw te kunnen verwerken.

Ook zonder die uitzondering geldt: lever je alleen aan particulieren, dan hoef je vaak helemaal geen factuur uit te reiken. Doe je het toch, dan is het een prima moment om het gewoon volledig te doen.

Wat billey voor je doet

• billey zet de meeste gegevens er vanzelf op. Je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KVK-nummer, btw-nummer en IBAN komen uit Bedrijfsgegevens; naam, adres en klantnummer komen van de klant. Staat er een veld leeg in je instellingen, dan blijft dat regeltje gewoon weg op de pdf — er verschijnt dus geen kale "KVK:" zonder nummer, maar het gegeven ontbreekt dan ook echt.
• Het factuurnummer krijg je automatisch, uit een doorlopende reeks per administratie. Zie Factuurnummering.
• De pdf splitst de btw per tarief. Onder het subtotaal (excl. btw) staat per tarief een eigen regel, dus een factuur met 21% en 9% door elkaar laat allebei de bedragen apart zien. Een regel van 0% krijgt geen eigen btw-regel — het bedrag telt wel mee in het totaal.
• Factureer je op de dag dat je levert, dan is je factuurdatum meteen je leverdatum en hoef je niets extra's te doen. De pdf zet die datum neer als Datum, met daaronder de Vervaldatum; een apart veld voor de leverdatum is er niet. Loopt er tijd tussen leveren en factureren — of factureer je een periode achteraf — zet die datum of periode er dan zelf bij: in de omschrijving van de regel ("advies maart 2026") of in het veld Notities onderaan de factuur.
• De klantgegevens komen van de klantkaart, dus een adres dat daar ontbreekt, ontbreekt op elke factuur aan die klant. Controleer bij een nieuwe zakelijke klant meteen het adres en, bij buitenlandse klanten, het btw-nummer.
• Een creditnota telt als factuur en moet aan dezelfde eisen voldoen. billey zet er het woord Creditnota boven en verwijst met Ref naar het oorspronkelijke factuurnummer — precies de ondubbelzinnige verwijzing die de regels vragen. Zie Creditnota maken.

Wil je weten hoe je factuur er straks uitziet, kies dan een sjabloon bij Instellingen → Factuurontwerp; daar staat ook een voorbeeldfactuur.

Bron: Factuureisen — Belastingdienst