Btw-id of omzetbelastingnummer: welk nummer gebruik je waar?

Je hebt als eenmanszaak twee btw-nummers. Ze lijken op elkaar, en dat is precies waarom ze door elkaar gehaald worden.

• NL820456789B01 — dit is je btw-identificatienummer, kortweg je btw-id. Dit nummer is voor je klanten en je leveranciers.
• 123456782B01 — dit is je omzetbelastingnummer, kortweg je ob-nummer. Dit nummer is alleen voor de Belastingdienst.

Het verschil zie je meteen aan het begin: het btw-id heeft NL ervoor, het ob-nummer niet. En let op de cijfers: het zijn twee verschillende nummers, niet één nummer met en zonder landcode.

Je btw-id: naar buiten

De Belastingdienst zegt het kort: "Uw btw-id gebruikt u voor al uw contacten met klanten en leveranciers. Daarmee laat u zien dat u een btw-plichtige ondernemer bent."

Dit nummer hoort dus op je briefpapier, je facturen en je website. Op een factuur is het zelfs verplicht: bij de gegevens die op elke factuur moeten staan noemt de Belastingdienst "uw btw-identificatienummer".

Een btw-id is opgebouwd uit: landcode NL, 9 cijfers, de letter B, en 2 cijfers. Die laatste twee cijfers heten het subnummer.

Bij een eenmanszaak staat er sinds 2020 geen burgerservicenummer meer in die 9 cijfers. Bij andere rechtsvormen is het het RSIN van de onderneming.

Je ob-nummer: naar de Belastingdienst

"Uw ob-nummer gebruikt u alleen bij contact met ons. Bijvoorbeeld als u ons een brief schrijft of de BelastingTelefoon belt."

Je hebt het ook nodig bij je btw-aangifte en bij het betalen van je btw.

Een ob-nummer is opgebouwd uit 9 cijfers, de letter B, en 2 cijfers. Ben je zzp'er of heb je een eenmanszaak, dan zijn die 9 cijfers je burgerservicenummer.

Daarom staat het ob-nummer nooit op een factuur

Hier zit de hele reden dat er twee nummers zijn. Tot 2020 stond je BSN in het nummer dat je aan iedere klant gaf. Sindsdien niet meer: "In uw ob-nummer is uw burgerservicenummer (bsn) verwerkt, in uw btw-id niet."

Zet je per ongeluk je ob-nummer op je factuur, dan deel je je BSN met elke klant die die factuur krijgt. Dat is geen boekhoudfout maar een privacylek. Controleer dus welk nummer in je factuursjabloon staat.

Andersom kan ook niet: het btw-id werkt niet als betalingskenmerk richting de Belastingdienst, omdat er geen burgerservicenummer meer in zit en het nummer dus niets over jouw dossier zegt.

Waar vind je ze allebei?

Je vindt beide nummers als je inlogt op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Je btw-id staat ook in een brief van de Belastingdienst: "Binnen twee weken na inschrijving bij KVK krijg je van de Belastingdienst een brief met je btw-nummer." Let op dat dit een aparte brief is — je KVK-inschrijving zelf bevat je btw-id niet, want de KVK geeft het nummer niet uit. Ben je net gestart, lees dan ook Je administratie opzetten als starter.

Je ob-nummer staat op elke brief die de Belastingdienst je over de omzetbelasting stuurt.

Het btw-nummer van je klant

Verkoop je aan een ondernemer in een ander EU-land met btw verlegd, dan heb je het btw-id van je klant nodig. Dat nummer zet je op de factuur, naast het jouwe. Controleer het eerst — een verkeerd nummer betekent dat de verlegging niet klopt en dat je de btw alsnog zelf moet betalen. Hoe dat werkt staat in Btw verlegd en de opgaaf ICP.

Wat billey voor je doet

• Beide nummers staan bij Instellingen → Bedrijfsgegevens, onder Financiële gegevens. Het veld BTW-nummer is je btw-id. Daaronder staat Omzetbelastingnummer, met een toelichting die het verschil zelf al benoemt: "Je aangifte-/betalingsnummer van brieven van de Belastingdienst, bijv. 123456782B01 — niet hetzelfde als je btw-id."
• billey herkent het als je ze verwisselt. Plak je een nummer met NL ervoor in het veld Omzetbelastingnummer, dan krijg je: "Dit lijkt op je btw-id (btw-identificatienummer). Het omzetbelastingnummer is iets anders — het heeft geen NL-prefix, bijv. 123456782B01, en staat op brieven van de Belastingdienst." Andersom weigert het veld BTW-nummer alles zonder NL ervoor.
• billey rekent je ob-nummer ook na. De negen cijfers moeten door de elfproef komen — een rekensom die de Belastingdienst zelf gebruikt. Klopt het niet, dan zegt billey "Dit omzetbelastingnummer klopt niet — controleer op typefouten." Eén verkeerd cijfer wordt daarmee altijd gevonden, en twee omgedraaide cijfers ook. ⚠️ Wat de elfproef níét ziet, is het subnummer achter de B. Alleen 00 wordt geweigerd; B01 en B02 zijn allebei geldig, dus een fout dáár glipt er wel doorheen. En de elfproef zegt natuurlijk niets over de vraag of het nummer ook echt van jou is.
• Bij het instellen van je administratie vraagt billey alleen je btw-id, en controleert dat live bij VIES, het Europese controleregister. ⚠️ Zegt VIES dat het nummer niet bestaat, dan kom je niet verder. Je krijgt "VIES kon dit btw-nummer niet vinden. Controleer het, of laat het voorlopig leeg." — en dat zijn precies je twee opties: corrigeer het nummer, of laat het veld leeg en vul het later aan. Is VIES zelf onbereikbaar, dan gaat billey wél gewoon door; een storing bij een ander mag jouw administratie niet ophouden. Je omzetbelastingnummer wordt in die wizard niet gevraagd — dat vul je zelf later aan bij Bedrijfsgegevens.
• ⚠️ Zonder ob-nummer kan billey je betalingskenmerk niet berekenen. Op de pagina BTW-aangifte staat dan: "Voeg je omzetbelastingnummer toe bij de boekinstellingen, dan berekent billey voortaan automatisch het betalingskenmerk." Je kunt het kenmerk dan zelf overnemen uit de portal van de Belastingdienst. Vul je het ob-nummer wel in, dan rekent billey het 16-cijferige kenmerk uit je nummer, het jaar en het kwartaal uit.
• ⚠️ Aangifte rechtstreeks versturen kan niet zonder ob-nummer. De Belastingdienst eist het op elke aangifte, dus billey weigert een verzending en zegt: "Voeg je omzetbelastingnummer toe bij Bedrijfsgegevens voordat je een btw-aangifte genereert — de Belastingdienst vereist dit op elke aangifte."
• Je btw-id komt op je factuur-pdf te staan, onder je bedrijfsgegevens, met "BTW:" ervoor. Op je kassabonnen staat het er ook. Op een offerte staat het onderaan de bladzijde, in de voettekst naast je IBAN en je KVK-nummer.
• ⚠️ Je pdf's worden bij elke download opnieuw gemaakt. Verander je je btw-id in Bedrijfsgegevens, dan staat het nieuwe nummer daarna ook op facturen die je maanden geleden al verstuurd hebt. Alleen bij verlegde en buitenlandse facturen legt billey het nummer vast op het moment van versturen. Verandert je btw-id echt, bewaar dan een kopie van de oude pdf's — zie Bewaarplicht van je administratie.
• Het btw-nummer van je klant vul je in bij de klant zelf, in het veld BTW-nummer op de klantpagina. billey zet het op de factuur zodra de behandeling verlegd is.
• Ben je vrijgesteld met de KOR, dan mag het veld BTW-nummer leeg blijven. Dat komt niet doordat je geen btw rekent — een verlegde factuur toont ook geen btw-bedrag en vraagt juist om twéé btw-id's. Het komt doordat je onder de KOR geen factuur met btw uitreikt, zodat de factuureisen niet op je van toepassing zijn. Je hébt nog wel gewoon een btw-id, en factureer je toch, zet er dan bij dat je de KOR gebruikt. Wat de KOR verder betekent staat in Wat is de kleineondernemersregeling (KOR)?.

Wat btw eigenlijk is en waarom je het afdraagt, staat in Wat is btw. Wat de vakjes op je aangifte betekenen, staat in De rubrieken van je btw-aangifte. Hoe billey je btw-aangifte maakt, lees je op Btw-aangifte.

Bron: Btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer — Belastingdienst · Alles over uw btw-id en ob-nummer — Belastingdienst · Aan welke eisen moeten facturen voldoen? — Belastingdienst · Nummers voor de btw — Ondernemersplein · Het btw-nummer (btw-id): dit moet je weten — KVK