Je administratie opzetten als starter

Je hebt je ingeschreven bij KVK, of je staat op het punt. Vanaf dat moment ben je ondernemer voor de wet — en hoort er een administratie bij. Het goede nieuws: voor een startende zzp'er is dat minder werk dan het klinkt, zolang je het vanaf dag één bijhoudt in plaats van achteraf reconstrueert.

Stap 1: je KVK-inschrijving

Je schrijft je in bij KVK in het Handelsregister. Dat kost eenmalig € 85,15 (2026; het bedrag wordt jaarlijks aangepast) en die kosten zijn aftrekbaar als bedrijfskosten — je eerste bonnetje is dus meteen binnen. Er zijn geen jaarlijkse kosten om ingeschreven te blijven.

Bij de inschrijving kies je een handelsnaam. Die komt op je facturen, dus kies er een die je wilt uitdragen; meerdere handelsnamen mag ook.

Stap 2: je btw-id komt vanzelf per brief

Je hoeft je niet apart aan te melden bij de Belastingdienst: KVK geeft je inschrijving door. Binnen twee weken krijg je van de Belastingdienst een brief met je btw-identificatienummer (btw-id) en je omzetbelastingnummer. Let op: de KVK geeft die nummers niet uit — ze staan niet op je KVK-uittreksel, en tot de brief er is heb je ze simpelweg nog niet. Welk nummer je waar gebruikt, lees je in Btw-id of omzetbelastingnummer.

Verwacht je onder de € 20.000 omzet per jaar te blijven, kijk dan meteen naar de kleineondernemersregeling (KOR): geen btw rekenen en geen btw-aangifte, maar ook geen btw terugvragen op je inkopen. Juist als starter met investeringen is dat laatste vaak de reden om er niet voor te kiezen.

Stap 3: een zakelijke rekening — handig, niet verplicht

Voor een eenmanszaak is een zakelijke bankrekening wettelijk niet verplicht. Maar de meeste banken schrijven in hun voorwaarden dat een privérekening alleen voor persoonlijk gebruik is, en er is een praktische reden die zwaarder weegt: met een aparte rekening zie je in één oogopslag wat zakelijk is. Elke overboeking hoeft dan maar één vraag te beantwoorden — bij welke factuur of welk bonnetje hoort dit? — in plaats van eerst de vraag of hij überhaupt zakelijk is.

Open de rekening op tijd: je IBAN moet op je eerste factuur staan.

Stap 4: wat er vanaf dag één in je administratie hoort

• Verkoopfacturen die je verstuurt, met doorlopende nummering — zie Factuurnummering en Wat moet er wettelijk op een factuur staan?
• Inkoopfacturen en bonnetjes van alles wat je zakelijk koopt — ook van vóór je inschrijving, want aanloopkosten tellen mee.
• Bankafschriften van je zakelijke rekening.
• Urenregistratie, voor het urencriterium.

Alles wat je administratie in gaat, moet je zeven jaar bewaren — zie Bewaarplicht. En vanaf je eerste kwartaal doe je elk kwartaal btw-aangifte, ook als die op nul uitkomt.

Wat billey voor je doet

• Een nieuwe administratie zet je op met een korte wizard: Bedrijf, BTW, Factuurgegevens, Klanten, Klaar. billey zoekt je bedrijf op in het Handelsregister zodra je je bedrijfsnaam of KVK-nummer invult, en vult je gegevens vast in.
• Je btw-id wordt gecontroleerd bij VIES, het Europese register. Is je brief er nog niet? Laat het veld dan leeg — een nummer dat VIES niet kent, houdt de wizard tegen. Je vult het later in via Bedrijfsgegevens. Kies je voor de KOR, dan vink je dat in dezelfde stap aan.
• billey zet een compleet grootboekschema van 25 rekeningen voor je klaar — omzet, kosten, bank, btw — zodat je nergens zelf rekeningen hoeft te bedenken. Meer daarover in Je grootboekschema aanpassen.
• Je facturen krijgen automatisch een doorlopend, jaargebonden nummer in de vorm 2026-0001, en billey werkt per kwartaal toe naar je btw-aangifte.
• Stap je niet blanco in maar over van een ander pakket of een spreadsheet? Lees dan ook Beginsaldo's invoeren bij een overstap.

Bron: Inschrijfvergoeding — KVK · Zakelijke rekening: handig, niet verplicht — KVK · Btw-id — Belastingdienst