Beginsaldo's invoeren als je overstapt op een nieuw boekhoudpakket

Je hebt je boekhouding ergens anders staan en je wilt naar billey. Je administratie mag daarbij geen gat krijgen: wat er op de dag van de overstap in je zaak zit, moet in je nieuwe pakket weer als beginstand staan. Dat zijn je beginsaldo's.

Kies eerst een overstapdatum

Neem 1 januari. Dan valt je overstap samen met het begin van een boekjaar en hoef je niets in tweeën te knippen: je oude pakket heeft het hele vorige jaar, billey heeft het hele nieuwe jaar.

Stap je midden in het jaar over, dan loopt één boekjaar door twee pakketten. Je jaarrekening moet dan uit twee stukken worden samengesteld, en je btw-aangifte over het lopende kwartaal ook. Dat kan, maar het is werk dat je jezelf bespaart door tot januari te wachten.

Wat je nodig hebt uit je oude pakket

Vraag daar één ding op: de balans per de laatste dag vóór je overstapdatum. Stap je over op 1 januari 2027, dan is dat de balans per 31 december 2026.

Op die balans staat alles wat je moet overnemen:

• Banksaldo — wat er op je zakelijke rekening stond.
• Eigen vermogen — wat de zaak jou als eigenaar schuldig is. Dit is het sluitstuk: bezittingen min schulden.
• Debiteuren — facturen die je wel verstuurd hebt maar die nog niet betaald zijn.
• Crediteuren — rekeningen die je zelf nog moet betalen.
• Bedrijfsmiddelen — met per stuk de aanschafprijs, de aanschafdatum en wat er al is afgeschreven.
• Btw — wat je nog moet afdragen of nog terugkrijgt over het laatste tijdvak.

Bewaar die balans. Hij is het bewijs waarmee je later kunt laten zien dat het ene pakket op het andere aansluit, en je moet hem zeven jaar bewaren — zie Bewaarplicht van je administratie.

De balans moet in evenwicht blijven

Een balans heeft twee kanten die altijd even groot zijn. Vul je alleen je banksaldo in en niet je eigen vermogen, dan klopt hij niet meer — en dan klopt geen enkel rapport dat erop verder rekent. Neem dus altijd beide kanten over, ook als je het eigen vermogen een vaag begrip vindt. Wat de balans precies laat zien staat in Proefbalans, balans en jaarrekening.

Wat billey voor je doet

• Er zijn twee beginsaldovelden, bij Instellingen → Bedrijfsgegevens, onder Financiële gegevens: Beginsaldo eigen vermogen en Beginsaldo bank. Meer velden zijn er niet. Alles wat daarnaast op je oude balans stond, voer je in als gewone administratie — zie hieronder.
• ⚠️ Die twee velden maken geen boeking. Ze zijn een startpunt voor je rapporten, geen post in je grootboek. Je ziet het beginsaldo eigen vermogen terug op de Balans en in de Jaarrekening, op een regel die Beginsaldo heet. Op de Proefbalans en in het Grootboek staat het niet, want die lezen alleen echte boekingen. Die twee rapporten verschillen dus met precies je beginsaldo. Dat is geen fout, maar je moet het weten voordat je gaat zoeken.
• ⚠️ Het beginsaldo bank telt pas mee als er een bankrekening in billey zit. billey rekent je banksaldo als: beginsaldo plus alle banktransacties. Heb je nog geen bankkoppeling gelegd en ook nog geen afschrift geïmporteerd, dan is er geen rekening om bij op te tellen en toont de balans Bank € 0 — ook als je het veld hebt ingevuld. Leg de koppeling of importeer een afschrift; hoe dat gaat staat in Bankkoppeling en afletteren.
• Openstaande facturen voer je in als facturen, met hun eigen factuurdatum en factuurnummer. Alleen dán komen ze bij Debiteuren op de balans en kun je ze afletteren als je klant betaalt. Hetzelfde geldt voor rekeningen die jij nog moet betalen: die voer je in als uitgave.
• ⚠️ Let daarbij op je btw-aangifte. billey telt een factuur mee in het kwartaal van de factuurdatum. Voer je een openstaande factuur van vorig kwartaal in, dan verschijnt hij in billey in een tijdvak dat je al aangegeven hebt. Die oude aangifte was goed en blijft goed — je hebt hem gedaan op basis van je oude administratie, en er is in werkelijkheid niets veranderd. Je hoeft dus niets te corrigeren. ⚠️ Ontdek je bij een overstap wél een echte fout in een aangifte die al weg is, dan is niets-doen geen optie. Gaat het om € 1.000 of minder, dan geef je dat bedrag gewoon op in je eerstvolgende btw-aangifte. Is het meer, dan doe je een suppletie omzetbelasting: "Verzend het correctieformulier dan zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen 8 weken nadat u de fout ontdekte." Dit is dezelfde valkuil als in Kasstelsel of factuurstelsel.
• Bedrijfsmiddelen voer je in bij Activa, met de oorspronkelijke aanschafdatum en aanschafprijs — niet met de boekwaarde van vandaag. Anders klopt je afschrijvingstermijn niet meer.
• ⚠️ billey boekt de afschrijving van vóór je overstap niet met terugwerkende kracht. Bij het aanmaken boekt billey alleen de aanschaf. De maandelijkse afschrijving loopt daarna vanzelf mee, en de jaarafsluiting vult de gemiste maanden van dát jaar aan — maar de jaren daarvóór blijven leeg. Gevolg: je Balans rekent de boekwaarde zelf uit en laat het bedrijfsmiddel al deels afgeschreven zien, terwijl je Grootboek en je Activastaat de volle aanschafprijs tonen. Loop je activa daarom na met je boekhouder, of laat de afschrijving tot je overstapdatum in je oude administratie staan en voer het bedrijfsmiddel in met een looptijd die alleen de resterende jaren dekt.
• Zet je oude periode daarna op slot. Instellingen → Periodeafsluiting vergrendelt alles tot en met een kwartaaleinde, zodat er niemand meer per ongeluk in je overstapperiode boekt. Doe dat nadat je de openstaande posten hebt ingevoerd, want een vergrendeld kwartaal weigert nieuwe boekingen. Zie Periodeafsluiting en jaarafsluiting.
• ⚠️ De Balans, de Jaarrekening, de Proefbalans, het Grootboek en de Periodeafsluiting staan achter de instelling Uitgebreid boekhouden, die standaard uit staat en bij het pakket Ondernemer hoort. Zet die aan voordat je gaat controleren of je overstap klopt — anders kun je de rapporten waar het hier over gaat niet openen.
• Je grootboekschema komt niet mee uit je oude pakket. billey zet een eigen schema klaar; je eigen kostenposten voeg je zelf toe. Zie Je grootboekschema aanpassen.

Controleer je overstap met één blik

Open na het invoeren de Balans per je overstapdatum en leg hem naast de balans uit je oude pakket. Staan dezelfde bedragen bij Bank, Debiteuren, Crediteuren, Bedrijfsmiddelen en Eigen vermogen, dan is je overstap gelukt. Wijkt er iets af, dan weet je meteen welke post je nog mist.

Laat die vergelijking bij je eerste jaarrekening ook even door je boekhouder bevestigen. Een overstap is het enige moment waarop je administratie op twee plekken tegelijk staat, en dat is precies het moment om er iemand naar te laten kijken. Hoe je je boekhouder toegang geeft, staat op Samenwerken met je boekhouder.

Bron: Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften — Belastingdienst · Hoe lang moet u uw administratie bewaren? — Belastingdienst · Btw-aangifte corrigeren — Belastingdienst