Je grootboekschema aanpassen: wanneer voeg je zelf een rekening toe?

Je grootboekschema is de lijst met rekeningen waarop je kunt boeken. Elke boeking landt op zo'n rekening, en aan het eind van het jaar is die lijst je winst-en-verliesrekening en je balans. Wat een grootboek precies is staat in Wat is een grootboek.

billey zet er 25 voor je klaar zodra je een administratie aanmaakt. Voor de meeste zzp'ers is dat genoeg, en het beste advies is dan ook: verander er niets aan tot je een concrete reden hebt.

Hoe de nummers zijn ingedeeld

Nederlandse grootboekschema's gebruiken nummerreeksen, zodat je aan het nummer al ziet wat voor soort rekening het is. billey volgt die gewoonte:

• 0xxx — bezittingen die je jaren gebruikt, en je eigen vermogen. Bijvoorbeeld 0100 Inventaris, 0200 Computers en apparatuur, 0500 Eigen vermogen.
• 1xxx — geld en kortlopende posten: 1000 Bank, 1100 Kas, 1300 Debiteuren, 1350 Kaartclearing, 1600 Crediteuren, 1700 BTW af te dragen, 1710 BTW voorbelasting.
• 3000 — Voorraad.
• 4xxx — je kosten. Hier zitten de meeste: 4000 Inkoopkosten, 4100 Kantoorkosten, 4200 Huisvestingskosten, 4300 Vervoerskosten, 4400 Marketingkosten, 4500 Softwarekosten, 4600 Hostingkosten, 4700 Verzekeringen, 4800 Abonnementen, 4900 Overige kosten.
• 7000 — Kostprijs omzet: wat je hebt betaald voor wat je hebt verkocht.
• 8xxx — je omzet: 8000 Omzet, 8010 Omzet dienstverlening, 8020 Omzet producten.

Die nummers zijn een afspraak, geen wet. Je boekhouder herkent ze wel meteen, en dat is precies waarom je er beter binnen kunt blijven als je zelf iets toevoegt.

Wanneer voeg je er een toe?

Er is eigenlijk maar één goede reden: je wilt een kostensoort apart terugzien in je winst-en-verliesrekening.

Een paar voorbeelden waarin dat zinnig is:

• Je betaalt elk jaar veel aan vakliteratuur en cursussen en wilt zien of dat oploopt. Maak 4950 Studiekosten.
• Je hebt twee soorten vervoer — een bestelbus en de trein — en wilt ze niet op één hoop.
• Je boekhouder vraagt om een aparte post, bijvoorbeeld voor representatiekosten, omdat die fiscaal anders behandeld worden.

En de tegenvraag, die net zo belangrijk is: kun je de vraag ook beantwoorden met een filter of een zoekopdracht op je uitgaven? Dan hoef je geen rekening toe te voegen. Elke extra rekening is een keuze die je bij élke bon opnieuw moet maken.

Wanneer juist niet

• Niet per klant of per project. Daar heeft billey projecten voor. Een grootboekrekening per klant maakt je schema onleesbaar en je jaarrekening onbruikbaar.
• Niet voor privé-uitgaven. Die horen helemaal niet in je zakelijke kosten — zie Privéopnames en privéstortingen.
• Niet voor een bedrijfsmiddel. Een laptop van € 1.200 boek je niet als kostenpost maar als bedrijfsmiddel — zie Vaste activa.

Wat billey voor je doet

• Je schema staat bij Instellingen → Grootboekschema. Je ziet per rekening de code, de naam, het type, het privégebruikpercentage en hoeveel boekingen erop staan. Dat aantal is een link naar het Grootboek, gefilterd op die rekening.
• ⚠️ Die pagina zit achter de instelling Uitgebreid boekhouden, die standaard uit staat en bij het pakket Ondernemer hoort. Staat hij uit, dan zie je Grootboekschema niet in je instellingen staan.
• Alleen een beheerder kan het schema wijzigen. Een teamlid zonder die rol kan de pagina niet openen.
• Toevoegen doe je met de knop Account toevoegen. Je vult een Code (maximaal 10 tekens), een Naam, en een Type: Omzet, Uitgave, Activa, Passiva of Eigen vermogen. Optioneel vul je een Privégebruik % in en een Budget.
• ⚠️ Alleen rekeningen van het type Uitgave kom je in de praktijk tegen. Dat zijn de enige die verschijnen in het categorieveld bij een uitgave en in je boekingsregels voor banktransacties. Maak je een rekening van het type Omzet, Activa, Passiva of Eigen vermogen, dan kun je die alleen nog met de hand kiezen bij een memoriaalboeking.
• ⚠️ Een extra omzetrekening splitst je omzet niet. Elke factuur boekt billey op de vaste rekening Omzet. De rekeningen 8010 en 8020 die klaarstaan komen dus alleen in beeld als je er zelf een memoriaalboeking op maakt. Wil je weten wat je aan welk soort werk verdient, gebruik dan projecten of producten in plaats van een grootboekrekening.
• Je eigen kostenrekening zie je terug in je winst-en-verliesrekening. billey groepeert je kosten daar op de naam van de rekening. Uitgaven zonder categorie komen samen onder één kopje te staan.
• Het Budget-veld is het jaarbedrag voor die rekening, en dat is wat het rapport Budget met je werkelijke kosten vergelijkt.
• Het veld Privégebruik % is voor btw, niet voor de kosten: het percentage van de btw dat billey terugboekt als correctie privégebruik in rubriek 1d. Zie Btw-correctie privégebruik.
• De 25 rekeningen die klaarstaan dragen het label Systeem. Je kunt ze wél hernoemen — vind je "Kantoorkosten" onduidelijk, maak er "Kantoor en werkplek" van — maar je kunt ze niet verwijderen. billey zegt dan: "Systeemrekeningen kunnen niet worden verwijderd."
• Een rekening met boekingen verwijderen kan ook niet. Je krijgt "Deze rekening heeft boekingen en kan niet worden verwijderd." of "Deze rekening heeft gekoppelde uitgaven en kan niet worden verwijderd." Dat is bewust: je grootboek moet naar achteren toe blijven kloppen. Gebruik je een rekening niet meer, laat hem dan gewoon staan.
• Codes moeten uniek zijn, en een handvol woorden is gereserveerd. Probeer je een rekening met de code bank, omzet of kosten te maken, dan weigert billey dat: "Deze code is gereserveerd voor een systeemrekening." Die namen gebruikt billey zelf intern om te boeken, en een dubbele zou je rapporten stilletjes bij elkaar optellen. Houd het bij nummers, dan loop je er nooit tegenaan.

Begin klein

Voeg één rekening toe, gebruik hem een kwartaal, en kijk dan of je winst-en-verliesrekening er duidelijker van geworden is. Dat is een betere test dan vooraf een schema van veertig rekeningen bedenken dat je daarna nooit meer consequent invult.

Hoe boekingen op twee rekeningen tegelijk landen staat in Dubbel boekhouden. Wat billey zelf met je grootboek doet lees je op de productpagina Dubbel boekhouden in billey.

Bron: Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften — Belastingdienst · Administratie bijhouden — Belastingdienst