Vaste activa: wat is het verschil met gewone kosten?

Je koopt twee dingen voor je bedrijf: een bureaustoel van € 200 en een camera van € 1.800. Voor de belasting zijn dat geen twee versies van hetzelfde. De stoel is een kostenpost — dit jaar volledig van je winst af. De camera is een bedrijfsmiddel, ook wel vast activum: die gaat jaren mee, en dus verdeel je de kosten over die jaren.

Dat verschil verrast bijna elke starter. Je hebt € 1.800 betaald, maar je winst daalt dit jaar maar met een deel daarvan.

De grens: € 450

De vuistregel van de Belastingdienst is de grens van € 450 (exclusief btw). Koop je iets duurders dat meerdere jaren meegaat, dan activeer je het: het komt op je balans te staan als bezit, en je schrijft het jaarlijks een stukje af.

Twee dingen die daarbij vaak misgaan:

• Het gaat om één bedrijfsmiddel, niet om één bonnetje. Koop je een computer en een monitor die samen één werkplek vormen, dan kan dat samen één bedrijfsmiddel zijn — ook al staan ze op aparte regels.
• Meerdere jaren meegaan is de tweede voorwaarde. Iets duurs dat opgaat binnen het jaar is gewoon een kostenpost.

Wat er daarna gebeurt: afschrijven

Vanaf het moment dat iets op de balans staat, gaat de waarde ervan stap voor stap naar je winst-en-verliesrekening. Dat heet afschrijven. Je hebt daarvoor twee getallen nodig: hoe lang je verwacht het te gebruiken, en wat het aan het eind nog waard is (de restwaarde).

Het bedrag dat je jaarlijks afschrijft, is dan het verschil tussen aanschafprijs en restwaarde, verdeeld over die jaren. Hoe dat precies rekent en welke termijnen gebruikelijk zijn, staat in Afschrijven van bedrijfsmiddelen: zo werkt het.

Waar het op je cijfers landt

Een bedrijfsmiddel staat op twee plekken tegelijk, en dat is precies wat dubbel boekhouden doet:

• Op je balans staat wat het nu nog waard is: aanschafprijs min alles wat je tot nu toe hebt afgeschreven. Die twee kolommen heten aanschafwaarde en cumulatieve afschrijving; het verschil is de boekwaarde.
• Op je winst-en-verliesrekening staat alleen de afschrijving van dit jaar, als kostenpost.

De btw is een apart verhaal: die vraag je gewoon in één keer terug in het kwartaal van aanschaf, ook al schrijf je het bedrag zelf over vijf jaar af. Zie Wat is btw en hoe werkt het?.

Als je het weer wegdoet

Verkoop je een bedrijfsmiddel, of gaat het stuk, dan haal je het van de balans af. Is de verkoopprijs hoger dan de boekwaarde, dan maak je boekwinst; is hij lager, boekverlies. Dat is geen omzet, maar een apart resultaat.

Wat billey voor je doet

Voer je een aankoop in, dan laat billey meteen zien of hij onder of boven de grens valt, en waarschuwt bij bedragen onder de € 450 dat je het waarschijnlijk direct als kosten kunt boeken — met de kanttekening dat samenhangende spullen samen beoordeeld moeten worden.

Boek je iets als bedrijfsmiddel, dan bereken je de afschrijving niet zelf. Je geeft de aanschafprijs, de gebruiksduur en een eventuele restwaarde op, en billey toont het jaar- en maandbedrag voordat je opslaat, plus het volledige schema per jaar. De afschrijving wordt daarna automatisch geboekt, en de activastaat laat per bedrijfsmiddel de aanschafwaarde, de cumulatieve afschrijving en de boekwaarde zien — het overzicht waar je boekhouder om vraagt.

Verkoop of afdanking verwerkt billey ook: je legt vast wat ermee gebeurd is, en de boekwinst of het boekverlies wordt op de juiste rekening geboekt in plaats van tussen je gewone omzet te belanden.

Hoe activa en afschrijvingen er in billey uitzien, staat op Activa en afschrijvingen.

Wat billey niet doet: beslissen of twee aankopen samen één bedrijfsmiddel zijn. Dat is een inhoudelijk oordeel over jouw situatie — bij twijfel je boekhouder.