Kilometerregistratie: zakelijke ritten bijhouden
Rijd je met een auto die privé is, en maak je daar zakelijke ritten mee, dan mag je per gereden zakelijke kilometer een vast bedrag ten laste van je winst brengen: € 0,25 per kilometer (2026; in 2024 en 2025 was dit € 0,23). Dat bedrag dekt alles — brandstof, verzekering, onderhoud, afschrijving. Je trekt dus niet daarnaast nog eens een tankbeurt af.
Dit is de situatie waar de meeste zzp'ers in zitten: de auto staat op de zaak niet op de balans, en je rekent per kilometer af.
Wat je per rit vastlegt
De aftrek staat of valt met je administratie. Per zakelijke rit noteer je:
- de datum;
- het aantal kilometers;
- waarheen en waarom — bestemming en het zakelijke doel;
- eventueel de begin- en eindstand van je kilometerteller.
Woon-werkverkeer is voor een ondernemer met een privé-auto ook zakelijk, wat vaak meevalt vergeleken met wat mensen in loondienst gewend zijn.
Bijhouden terwijl je rijdt
Net als bij urenregistratie is achteraf reconstrueren het probleem. Een lijst die aan het eind van het jaar in één keer is ingevuld, met ronde getallen en zonder bestemmingen, overtuigt niemand. Vijf regels per week bijhouden kost een minuut; een jaar terugzoeken in je agenda kost een middag en levert een zwakker verhaal op.
De andere situatie: auto op de zaak
Staat de auto wel op de zaak, dan werkt het precies andersom: alle autokosten zijn zakelijk, en voor het privégebruik tel je een bedrag bij je winst op — de bijtelling. Dan is een kilometeradministratie er juist om aan te tonen dat je de auto níét of nauwelijks privé gebruikt.
Welke van de twee voor jou gunstiger is, hangt af van de cataloguswaarde, je jaarkilometers en je verhouding zakelijk-privé. Dat is een rekensom die de moeite waard is om één keer goed te maken, met je boekhouder erbij. De twee regelingen staan naast elkaar in Zakelijke auto of privéauto.
Wat billey voor je doet
In billey leg je per rit vast wanneer je reed, van waar naar waar, hoeveel kilometer het was en met welk doel — precies de gegevens die de Belastingdienst bij een controle wil zien. Het tarief staat standaard op € 0,25 per kilometer en is per rit aan te passen — nodig als je een rit uit 2025 of eerder invoert, want dan gold € 0,23. billey rekent per rit het bedrag uit en telt je ritten op, zodat je aan het eind van het jaar één totaal hebt in plaats van een schoenendoos.
Je kunt je ritten exporteren, zodat je administratie mee kan naar je aangifte of je boekhouder.
Hoe de kilometerregistratie er in billey uitziet, staat op Kilometerregistratie.
Wat billey niet doet: bepalen of een rit zakelijk was. Dat oordeel — en de bewijslast bij een controle — blijft van jou. billey doet ook geen bijtellingsberekening voor een auto van de zaak; dat is een andere regeling dan de kilometervergoeding waar dit scherm voor is.
Dit artikel is algemene uitleg. Twijfel je over jouw situatie? Overleg met je boekhouder of kijk op belastingdienst.nl.