Urenregistratie: waarom je je uren bijhoudt

Uren bijhouden doe je om twee heel verschillende redenen, en dat verschil is de belangrijkste zin van dit artikel.

De eerste is factureren: je werkt op uurbasis, dus je moet weten hoeveel uur je aan wie hebt besteed. De tweede is de inkomstenbelasting: om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek moet je aannemelijk maken dat je minstens 1.225 uur per jaar aan je onderneming hebt besteed — het urencriterium.

Die twee tellingen zijn niet hetzelfde, en wie alleen de eerste bijhoudt komt bij de tweede tekort.

Waarom je declarabele uren niet je totaal zijn

Voor het urencriterium tellen bijna alle uren mee die je aan je onderneming besteedt. Niet alleen het werk dat je op een factuur zet, maar ook:

• acquisitie, offertes schrijven en netwerken;
• je administratie en je boekhouding bijwerken;
• reistijd naar klanten;
• je website onderhouden, jezelf bijscholen, gereedschap regelen.

Een zzp'er die 1.000 declarabele uren draait, zit met dat soort werk erbij vaak ruim boven de 1.225 — maar alleen als het is opgeschreven. Achteraf reconstrueren is precies waar het misgaat.

Wat "aannemelijk maken" betekent

De Belastingdienst schrijft geen formaat voor, maar wil bij een controle een administratie zien die geloofwaardig is: bijgehouden gedurende het jaar, met datum, aantal uren en waar je aan hebt gewerkt. Een agenda met afspraken helpt, een achteraf ingevulde schatting van "ongeveer 25 uur per week" niet.

Houd het dus bij terwijl het gebeurt, en wees specifiek genoeg dat een buitenstaander ziet wat je hebt gedaan.

Wat billey voor je doet

In billey leg je uren vast op een project, met een datum, een aantal uren en een omschrijving. Dat kan op twee manieren: met een timer die je start en stopt terwijl je werkt, of door achteraf een regel toe te voegen. Per week zie je het totaal, en je kunt filteren op project.

Uren die je hebt vastgelegd kun je meenemen naar een factuur. Zodra dat gebeurt, krijgen ze de status gefactureerd — zo weet je altijd welke uren nog openstaan om in rekening te brengen, en factureer je dezelfde uren nooit twee keer.

billey telt het urencriterium niet voor je. De uren die je in billey zet zijn projecturen: het werk waar een klant tegenover staat. De acquisitie, administratie en reistijd die óók meetellen voor de 1.225 uur staan er meestal niet in, dus het weektotaal in billey is nadrukkelijk niet je urencriterium-telling. Houd die ruimere administratie apart bij — in een agenda of een spreadsheet — en gebruik billey voor wat het wel doet: je declarabele uren tot op de factuur volgen.

billey zegt dit ook op het urenscherm zelf, zodat niemand het weektotaal aanziet voor een stand van de 1.225 uur. Hoe het criterium precies werkt — de twee eisen, de uitzonderingen en wat "aannemelijk maken" betekent — staat in Het urencriterium. Hoe uren en projecten er in billey uitzien, staat op Uren en projecten.

Bron: Urencriterium — Belastingdienst