Je btw-betaling aan de Belastingdienst boeken: het is geen kostenpost

Je aangifte staat erop: € 1.340 te betalen. Je maakt het over, ziet de afschrijving in je bankrekening staan en boekt hem weg als kosten. Logisch gevoel, foute boeking.

Die € 1.340 is namelijk nooit van jou geweest.

Waarom het geen kosten zijn

Bij elke factuur die je stuurde, rekende je btw bovenop je prijs. Dat deel was op het moment van factureren al niet van jou — je hield het even vast voor de Belastingdienst. In je boekhouding staat het daarom als schuld, niet als omzet.

De btw op je inkopen werkt precies andersom: die betaalde je aan je leverancier en mag je terugvragen, dus die staat als vordering.

Aan het eind van het kwartaal saldeer je die twee in je aangifte, en het verschil betaal je. De betaling zelf verandert dus niets aan je winst. Er verdwijnt geld van je bank, en er verdwijnt een even grote schuld. Meer over waarom elke boeking twee kanten heeft, lees je in Dubbel boekhouden.

Simpel gezegd: de btw ging door je heen. Wat er nu weggaat, is niet jouw geld.

Wat er misgaat als je hem toch als uitgave boekt

Twee dingen tegelijk, en het tweede is het vervelendst.

Je winst klopt niet meer. Je kosten zijn € 1.340 te hoog, dus je winst is € 1.340 te laag. Bij een eenmanszaak rolt dat rechtstreeks door naar je aangifte inkomstenbelasting.

⚠️ En zet je er ook nog btw op, dan trek je btw af over je eigen btw-betaling. Voer je die uitgave in met 21%, dan telt billey dat bedrag mee als voorbelasting in rubriek 5b van je volgende aangifte. Je vraagt dan geld terug waar je nooit recht op had, en dat valt pas op als er iemand naar je administratie kijkt.

Er is trouwens geen kostenrekening die past. In je grootboekschema staan BTW af te dragen en BTW voorbelasting tussen de schulden, niet tussen de kosten — en een uitgave in billey laat je alleen kiezen uit kostenrekeningen. Dat er niets goeds tussen staat, is het signaal.

Wat billey voor je doet

• Je boekt de betaling op de banktransactie. Open de afschrijving bij Banktransacties en kies Markeer als btw-afdracht. billey haalt het bedrag dan van je btw-schuld af en van je bank — geen kosten, geen winsteffect.
• Een teruggaaf boek je op dezelfde knop. Bij een bijschrijving van de Belastingdienst heet hij Markeer als btw-teruggaaf, en gaat de boeking precies de andere kant op.
• ⚠️ Dit gaat nooit automatisch, en dat is met opzet. Bankregels in billey leren van je eerdere boekingen, maar een btw-afdracht wordt nooit geleerd en nooit automatisch toegepast. Elke aangifteperiode markeer je die ene transactie zelf. Zo kan een boekingsregel nooit ongemerkt een verkeerd kwartaal aftikken.
• Heb je geen bankkoppeling? Dan komt de transactie in je administratie via een import van je bankafschrift (MT940 of CAMT.053). Daarna markeer je hem net zo.
• Wat er nog openstaat, zie je op je Balans, als Te betalen BTW bij de schulden en BTW vordering bij de bezittingen. Blijft daar na een betaald kwartaal een oud bedrag staan, dan is de afdracht waarschijnlijk nooit gemarkeerd. De Balans zit achter de instelling Uitgebreid boekhouden.
• De kaart BTW dit kwartaal op je dashboard toont hetzelfde bedrag als rubriek 5c: de btw over je facturen en kassaverkopen van dit kwartaal, min je voorbelasting. De kaart toont alleen het lopende kwartaal en boekt niets. De afdracht van een afgerond kwartaal controleer en markeer je op de pagina BTW.

Op tijd betalen, met het juiste kenmerk

De Belastingdienst moet je btw binnen één maand na afloop van het tijdvak binnen hebben. Voor het eerste kwartaal is dat dus 30 april. Aangifte doen en betalen hebben dezelfde uiterste datum, maar het zijn twee losse handelingen — met alleen een ingediende aangifte ben je er niet.

Je maakt het bedrag over naar NL04 RABO 0200 1122 44 ten name van Belastingdienst (BIC RABONL2U als je bank daarom vraagt), en je vermeldt altijd het betalingskenmerk. Zonder dat kenmerk kan je betaling niet verwerkt worden.

Betaal je te laat, dan geldt eerst een coulancetermijn van 7 kalenderdagen na de uiterste betaaldatum. Betaalde je de vorige aangifte op tijd en volledig, dan krijg je binnen die termijn geen boete, maar wel een verzuimmelding. Anders volgt een betaalverzuimboete van 3% van het te laat betaalde bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 6.709.

billey rekent dat betalingskenmerk voor je uit. In de laatste stap van de aangiftewizard staat het klaar met een kopieerknop, berekend uit je omzetbelastingnummer, het jaar en het kwartaal. Staat er in de portal een ander kenmerk, dan plak je dat in het veld eronder en gebruikt billey dat. Heb je nog geen omzetbelastingnummer ingevuld, dan kan billey niets berekenen en wijst hij je naar de boekinstellingen — zie Btw-id of omzetbelastingnummer.

Wat er in welk vakje van je aangifte terechtkomt, lees je in De rubrieken van je btw-aangifte. Weet je nog niet goed wat btw eigenlijk is, begin dan bij Wat is btw.

Bron: Btw op tijd betalen — Belastingdienst · U betaalt niet, te laat of te weinig — Belastingdienst