Betalingstermijn, herinneringen en aanmaningen

Je factuur is verstuurd en het blijft stil. Voordat je aan afboeken denkt, is er een hele route te lopen — en die begint bij de termijn die je zelf hebt afgesproken.

Welke termijn geldt?

Spreek je niets af, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Spreek je wel iets af, dan mag dat korter — 14 dagen is gebruikelijk — en binnen grenzen ook langer.

Tussen ondernemers is 60 dagen het uitgangspunt als maximum. Langer mag alleen als je het uitdrukkelijk afspreekt én het voor de leverancier niet oneerlijk uitpakt — een grens waar je liever niet op gaat zitten. Lever je als mkb'er of zzp'er aan een groot bedrijf, dan is de grens sinds 1 juli 2022 30 dagen. Een langere termijn is dan ongeldig; er geldt automatisch 30 dagen, en over de dagen daarna is het grote bedrijf wettelijke rente verschuldigd. Een bedrijf is "groot" als het twee jaar achter elkaar aan minstens twee van deze drie voldoet: 250 of meer werknemers, meer dan € 50 miljoen omzet, of een balanstotaal boven € 25 miljoen.

Zet je termijn altijd op de factuur. Zonder vervaldatum begint het gesprek over "te laat" bij nul.

Van herinnering naar aanmaning

Een herinnering is een vriendelijk seintje: de factuur is vervallen, misschien is hij over het hoofd gezien. Daar zit geen juridisch gevolg aan.

Een aanmaning is de volgende stap: je stelt een laatste termijn en kondigt aan wat er daarna gebeurt. Bij een zakelijke klant is je klant meestal al automatisch in verzuim zodra de betaaltermijn verstrijkt, en mag je vanaf dat moment wettelijke rente rekenen.

Bij een particuliere klant werkt het strenger. Daar moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen — de veertiendagenbrief — waarin je precies vermeldt hoe hoog de incassokosten worden als er dan nog niet betaald is.

⚠️ Let op hoe je die veertien dagen formuleert. De wet laat de termijn ingaan "de dag na aanmaning", dus na ontvángst van je brief. Schrijf je "binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief", dan is dat volgens de Hoge Raad níet goed genoeg — je klant weet dan niet zeker wanneer de termijn afloopt. Noem daarom een concrete einddatum, ruim genoeg gerekend voor de post. Doe je dat niet, dan kun je die kosten later niet in rekening brengen. Die brief is dus geen formaliteit maar een voorwaarde. Bij een zakelijke klant is die stap niet verplicht en volg je gewoon je eigen algemene voorwaarden.

Wat je erbij mag rekenen

Bij verzuim mag je wettelijke rente rekenen. Voor handelstransacties tussen ondernemers en overheden ligt dat percentage flink hoger dan bij particulieren: 10,4% sinds 1 juli 2026, tegen 4% voor niet-handelstransacties sinds 1 januari 2026. ⚠️ Beide percentages worden periodiek bijgesteld — controleer het actuele tarief voordat je het op een brief zet.

Daarnaast mag je incassokosten rekenen. Die zijn wettelijk gemaximeerd als een staffel: hoe hoger het bedrag, hoe lager het percentage, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij een consument gelden die bedragen hard; tussen ondernemers mag je er in je algemene voorwaarden iets anders over afspreken.

Vraag je de btw terug over een factuur die nooit betaald wordt? Dat is weer een ander verhaal — zie Een klant betaalt niet.

Wat billey voor je doet

• Je standaardtermijn stel je in bij Instellingen → Factuurontwerp, bij Betalingstermijn (dagen). Standaard staat die op 14 dagen, en je mag alles tussen 1 en 90 kiezen. billey rekent daarmee de vervaldatum uit; zolang een factuur nog een concept is, kun je die datum met de hand aanpassen.
• Op de pdf staat het aantal dagen in de voettekst ("Betaling binnen 14 dagen"), naast je IBAN, btw-nummer en KVK-nummer. De betaalzin in de tekst zelf noemt geen aantal dagen maar de vervaldatum, samen met het bedrag, je IBAN en het factuurnummer. Zonder IBAN in je bedrijfsgegevens vervalt de betaalzin én verdwijnt je IBAN uit de voettekst — dan staat er dus nergens hoe je klant moet betalen.
• Automatische herinneringen zet je aan op diezelfde pagina, onder Betalingsherinneringen. Je kiest na hoeveel Dagen na vervaldatum de eerste herinnering gaat, hoeveel dagen ertussen zitten, en het Maximaal aantal herinneringen (standaard 3, maximaal 10). billey kijkt één keer per dag of er iets te versturen valt.
• ⚠️ Automatische herinneringen horen bij het abonnement Automatisch en hoger. Staat de schakelaar aan maar past je abonnement niet meer, dan wint het abonnement en gaat er niets uit. Handmatig herinneren kan altijd.
• Handmatig herinneren doe je vanaf de factuur zelf: Herinnering versturen in het ⋯-menu, met een teller van hoe vaak je al gerappelleerd hebt. Die knop verschijnt zodra de vervaldatum voorbij is en de klant een e-mailadres heeft.
• In bulk gaat het via Facturen: filter op Achterstallig, selecteer de facturen en kies Herinneringen versturen. Alleen echt vervallen facturen krijgen er een.
• ⚠️ billey stuurt herinneringen, geen aanmaningen. Er zit geen veertiendagenbrief, geen rente- of incassokostenberekening in. Die stap doe je zelf — en bij een particuliere klant is de inhoud van die brief bepalend voor wat je later mag vorderen.
• Wat er openstaat en hoe lang, zie je op Rapportages → Debiteuren, gegroepeerd per ouderdom.

Bron: Betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente — Ondernemersplein (KVK) · Aanpassing wettelijke betalingstermijn grote bedrijven naar 30 dagen — Ondernemersplein (KVK) · Hoeveel betaal ik voor incassokosten? — Rijksoverheid · Hoe hoog is de wettelijke rente? — Rijksoverheid