Wat lever je na elk kwartaal aan je boekhouder aan?

Veel zzp'ers doen de administratie zelf en laten een boekhouder meekijken op de momenten dat het ertoe doet: rond de btw-aangifte van elk kwartaal, en bij de jaarafsluiting. Dat werkt alleen als je boekhouder een compleet beeld krijgt — en "compleet" is preciezer dan het klinkt.

Het kwartaalpakket

Dit is wat een boekhouder na afloop van een kwartaal nodig heeft:

• Alle verkoopfacturen van het kwartaal, inclusief creditnota's — met doorlopende nummering, zodat te zien is dat er niets ontbreekt.
• Alle inkoopfacturen en bonnetjes, ook van kosten die je privé hebt voorgeschoten.
• De bankafschriften van je zakelijke rekening over het hele kwartaal.
• De btw-cijfers: welke bedragen er in de aangifte gaan of zijn gegaan — zie De rubrieken van je btw-aangifte.
• Wat er nog open staat: onbetaalde facturen aan klanten en onbetaalde inkoopfacturen.

De rode draad: je boekhouder wil geen selectie maar een afgebakende, complete periode. Eén ontbrekend bonnetje is zoekwerk; een heel kwartaal in één keer is een controleerbaar geheel.

Handiger dan bestanden sturen: geef toegang

Mailen van losse bestanden heeft twee problemen: er ontbreekt altijd iets, en je boekhouder kijkt naar een kopie die meteen veroudert. De modernere afspraak is dat je boekhouder rechtstreeks meekijkt in je boekhoudpakket, met eigen inloggegevens — jij houdt je administratie bij, je boekhouder controleert en corrigeert waar nodig.

Spreek wel af wie wat doet: wie boekt de bank af, wie dient de aangifte in, en wanneer is het kwartaal "af"? Sluit je het kwartaal daarna af, dan kan er niets meer ongemerkt in een gecontroleerde periode veranderen — zie Periodeafsluiting en jaarafsluiting.

Wat billey voor je doet

• Op de pagina Btw-aangifte staat de knop Alles exporteren: die bouwt per kwartaal een zip met precies het pakket hierboven — de factuur-pdf's, de bonnetjes en documenten bij je uitgaven, de banktransacties als MT940-bestand (het formaat dat boekhoudpakketten direct inlezen), en CSV-overzichten van je facturen, uitgaven en btw-cijfers. Welke onderdelen in de zip gaan, kies je zelf onder Instellingen → BTW-export: elke boekhouder wil een andere bundel.
• Nog directer: nodig je boekhouder uit via Instellingen → Accountant. Die krijgt dan met een eigen account toegang tot deze administratie, vanuit een eigen accountantsomgeving. Die toegang is alleen-lezen plus downloaden: je boekhouder kan facturen, uitgaven en btw-overzichten bekijken en exporteren, maar niets wijzigen. Downloads van financiële exports zie je terug in het toegangslog.
• Voor het jaarwerk is er los daarvan het Accountantpakket: één zip per boekjaar met onder meer de jaarrekening en de proefbalans. Dat pakket — en de rapporten erin — hoort bij Uitgebreid boekhouden (pakket Ondernemer).
• ⚠️ Een auditfile (XAF) kan billey niet maken. Vraagt je boekhouder om "de auditfile", bied dan de kwartaal-zip aan of nodig je boekhouder uit om zelf mee te kijken. Losse CSV-exports van je facturen- of uitgavenlijst zijn er ook niet: de overzichten zitten in de kwartaal-zip en het Accountantpakket.

Twijfel je wat je überhaupt moet bewaren en hoe lang? Dat staat in Bewaarplicht. En wat een proefbalans of jaarrekening eigenlijk ís, lees je in Proefbalans, balans en jaarrekening.