Terugkerende facturen en abonnementen

Factureer je een klant elke maand hetzelfde bedrag — onderhoud, een servicecontract, een abonnement, een lidmaatschap — dan is dat werk dat zichzelf niet hoeft te herhalen. Een terugkerende factuur is een sjabloon met een ritme: je legt één keer vast wat er op de factuur staat en hoe vaak hij moet komen, en daarna maakt de software hem aan.

Let op het woord sjabloon. De terugkerende factuur is zelf geen factuur en staat niet in je boekhouding. Hij maakt facturen. Die gemaakte facturen zijn de echte.

Wanneer is dit iets voor jou?

Het loont zodra je hetzelfde bedrag meer dan een paar keer stuurt. Typisch:

• Onderhouds- of servicecontracten met een vast maandbedrag
• Abonnementen en lidmaatschappen
• Een vaste retainer of strippenkaart per maand
• Huur die je doorbelast

Wisselt het bedrag elke keer — omdat je op nacalculatie werkt of per uur factureert — dan is een terugkerende factuur niet de juiste plek. Dan factureer je gewoon per keer, eventueel vanuit je urenregistratie.

Waar het misgaat

Drie dingen die in de praktijk fout lopen:

• Doorlopen na afloop. Een contract stopt, maar het sjabloon niet. Zet een einddatum zodra je die weet, in plaats van het te onthouden.
• Een prijswijziging die te laat ingaat. Pas je het bedrag aan ná de datum waarop de volgende factuur is aangemaakt, dan gaat die nog op het oude bedrag de deur uit.
• Automatisch versturen zonder controle. Het is comfortabel tot de eerste keer dat er iets niet klopt en de klant het eerder ziet dan jij.

Wat billey voor je doet

Je maakt een terugkerende factuur zoals een gewone factuur, en kiest daarbij een interval: per maand, per kwartaal of per jaar. billey houdt bij wat de eerstvolgende factuurdatum is, maakt op die datum de factuur aan met dezelfde regels en bedragen, en schuift de datum daarna één interval op.

Je bepaalt zelf of billey de factuur alleen aanmaakt of ook automatisch verstuurt. Kies je voor automatisch versturen, dan kun je een vertraging in uren instellen — een venster waarin je er nog naar kunt kijken voor hij weggaat. Een terugkerende factuur kun je op non-actief zetten zonder hem te verwijderen, zodat de historie intact blijft.

De aangemaakte facturen zijn daarna volwaardige facturen: ze tellen mee in je omzet en je btw-aangifte, en je volgt de betaling zoals bij elke andere factuur. Werk je met automatische incasso, dan kan de factuur meteen mee in een incassobatch.

Lidmaatschappen zijn een aparte productsoort in billey, die je per boekhouding aan of uit zet — handig voor verenigingen, waar de contributie het terugkerende bedrag is.

Wat billey niet doet: bedragen indexeren. Een jaarlijkse prijsverhoging voer je zelf door, en die geldt vanaf de eerstvolgende factuur die nog niet is aangemaakt.

Meer over hoe dit in billey werkt, staat op Terugkerende facturen.