Offerte maken en omzetten naar een factuur

Een offerte is een prijsopgave vooraf: je legt vast wat je gaat doen, wat het kost en tot wanneer dat aanbod geldt. Zegt de klant ja, dan is dat aanbod een afspraak — en pas als het werk klaar is (of in termijnen) stuur je de factuur.

Het verschil met een factuur is dus niet de opmaak, maar het moment en de status. Een offerte is een voorstel. Een factuur is een betalingsverplichting.

Wat zet je erin?

Een offerte is niet wettelijk voorgeschreven zoals een factuur dat is, maar de dingen die later ruzie opleveren zijn altijd dezelfde:

• Wat je precies levert, in gewone taal en gespecificeerd genoeg dat "dat dacht ik erbij" achteraf niet werkt
• De prijs per onderdeel, en of die bedragen exclusief of inclusief btw zijn
• Wat er níét bij zit — vaak belangrijker dan de rest
• Een geldigheidsdatum, zodat je prijs van vandaag niet over een half jaar nog opeisbaar is
• Je betalingstermijn en voorwaarden

Geldigheid is geen formaliteit

De datum tot wanneer je offerte geldt doet echt werk. Zonder die datum kan een klant maanden later alsnog akkoord geven, tegen een prijs die je inmiddels niet meer kunt maken. Dertig dagen is gebruikelijk; korter mag prima als je met wisselende inkoopprijzen werkt.

Van ja naar factuur

Als de klant akkoord is, hoef je niets opnieuw te typen. De regels die je in de offerte hebt gezet zijn precies de regels die op de factuur horen — overtikken is alleen maar een kans op een verschil tussen wat je hebt beloofd en wat je in rekening brengt.

Werk je in termijnen, dan wordt één geaccepteerde offerte meerdere facturen. Verwijs dan op elke factuur naar de offerte, zodat de klant ziet waar de deelbedragen vandaan komen.

Wat billey voor je doet

Een offerte in billey doorloopt vier statussen: concept, verstuurd, geaccepteerd of afgewezen. Je maakt hem op dezelfde manier als een factuur — dezelfde regels, dezelfde btw-tarieven, dezelfde klantgegevens — en verstuurt hem als pdf.

Staat een offerte op geaccepteerd, dan verschijnt de knop Omzetten naar factuur. billey maakt daarmee een factuur met dezelfde regels en bedragen, en houdt de koppeling vast: op de offerte zie je naar welke factuur hij is omgezet, en andersom. Eén offerte kan maar één keer worden omgezet, dus een dubbele klik levert nooit twee facturen op.

Offertes die je hebt verstuurd en die hun geldigheidsdatum voorbij zijn, herkent billey als verlopen — zodat je lijst je laat zien wat er nog open staat en wat je kunt opruimen.

Wat billey niet doet: je klant online laten accepteren. Er is geen knop in de e-mail waarmee de klant zelf akkoord geeft — je krijgt een mailtje of een telefoontje en zet de status zelf op geaccepteerd. Voor de meeste zzp'ers is dat precies genoeg; wil je een klikbaar akkoord, dan is dat er (nog) niet.

Hoe offertes er in billey uitzien, staat op Offertes.

Ook goed om te weten: een offerte raakt je boekhouding niet. Er wordt niets geboekt en er komt geen btw in je aangifte tot het moment dat er een factuur van gemaakt wordt. Waarom dat zo is, staat in Dubbel boekhouden: waarom elke boeking twee kanten heeft.