SEPA-incasso: machtiging, incassant-ID en storneringen

Bij een gewone factuur wacht je tot je klant betaalt. Bij een automatische incasso draai je dat om: jij geeft je bank opdracht om het bedrag van de rekening van je klant af te schrijven.

Dat scheelt herinneringen sturen, en bij vaste bedragen — contributies, abonnementen, een maandelijkse dienst — scheelt het heel veel herinneringen sturen. Maar je haalt geld weg bij iemand anders, dus er zitten regels omheen.

Wat je nodig hebt voordat je kunt incasseren

Een incassocontract bij je bank. Incasseren is niet iets wat elke rekening kan; je vraagt het aan bij je eigen bank. Daaruit rolt je incassant-ID: het nummer waaraan iedereen in het hele SEPA-gebied ziet dat de incasso van jou komt.

Een machtiging van elke klant. Zonder machtiging mag je niet incasseren. De machtiging moet bestand zijn tegen een Melding Onterechte Incasso, en dat is hij als je hem op een van deze manieren vastlegt: op papier met een handtekening van je klant, via Digitaal Incassomachtigen van de Nederlandse banken, of als digitaal ingevuld pdf-formulier dat je klant ondertekent met iDIN.

Een vooraankondiging. Je laat je klant altijd vooraf weten wélk bedrag je op wélke datum afschrijft. Dat mag op de factuur staan, in een mail of in je algemene voorwaarden bij een vast bedrag — als het maar vooraf is.

Doorlopend of eenmalig

Een doorlopende machtiging gebruik je voor bedragen die vaker komen: contributie, huur, een abonnement. Eén handtekening, daarna incasseer je elke periode opnieuw.

Een eenmalige machtiging geldt voor precies één afschrijving.

Bij een doorlopende machtiging telt een houdbaarheidsdatum: incasseer je 36 maanden lang niet op die machtiging, dan vervalt hij. Je moet je klant dan opnieuw om een machtiging vragen voordat je weer kunt incasseren.

Bewaren doe je ze sowieso: elke machtiging tot 14 maanden ná de laatste incasso die je erop hebt gedaan. Vraagt de bank van je klant om bewijs, dan moet je hem kunnen laten zien.

Storneren: het geld kan terugkomen

Dit is het deel dat ondernemers verrast. Een afgeschreven bedrag is nog geen binnen bedrag.

• Binnen 8 weken kan je klant een standaard Europese incasso zonder opgaaf van reden laten terugboeken. Dat heet storneren, en jij kunt er niets tegen inbrengen.
• Tot 13 maanden na de afschrijving kan een klant het geld terughalen via een Melding Onterechte Incasso, als er helemaal geen geldige machtiging was. Dit is precies waarom je die machtigingen goed bewaart.

Er bestaat ook een zakelijke Europese incasso (B2B), alleen tussen ondernemers. Daarbij registreert je klant de machtiging zélf bij zijn eigen bank, en storneren kan daarna niet meer.

Wat billey voor je doet

• De pagina heet Automatische incasso, en in de zijbalk staat hij als Incasso. ⚠️ Die link verschijnt pas als twee instellingen bij Instellingen → Functies aanstaan: SEPA-betalingen én Lidmaatschappen & verenigingsbeheer. SEPA-betalingen hoort bij het abonnement Automatisch en hoger, lidmaatschappen bij Ondernemer. Staat alleen SEPA-betalingen aan, dan werkt de pagina wel, maar zie je er in de zijbalk niets van — je komt er dan via het zoekvak of via een bewaarde link.
• Je incassant-ID vul je in bij Bedrijfsgegevens. Zolang dat veld leeg is, waarschuwt de pagina je en blijft de downloadknop uit — billey kan zonder dat nummer geen geldig incassobestand maken.
• Per klant zet je incasso aan op de klantpagina: kies bij Betaalwijze voor Incasso en vul IBAN en mandaatdatum in. De mandaatreferentie vult billey zelf in als je hem leeg laat, in de vorm MNDT-1-42-20260812 — je administratie, de klant en de datum waarop de referentie is aangemaakt. Heb je op papier al een eigen referentie afgesproken, dan zet je die erin: dat is de referentie die je klant en zijn bank terugzien.
• De lijst toont je incasseerbare facturen. Dat zijn alle facturen die nog niet betaald zijn, van klanten met een compleet mandaat (incasso aan, IBAN, mandaatreferentie én mandaatdatum). ⚠️ Concepten doen niet mee — een factuur die je nooit hebt verstuurd, incasseer je niet.
• Je vinkt aan wat je wilt innen, kiest een incassodatum en een soort. billey zet de datum standaard vijf dagen vooruit, zodat je bank de opdracht op tijd kan verwerken. Bij Type kies je Eerste (FRST) voor de eerste incasso op een nieuwe machtiging, Doorlopend (RCUR) daarna, en Eenmalig (OOFF) als je maar één keer incasseert.
• Download SEPA XML levert een bestand op dat je bij je bank uploadt. ⚠️ billey stuurt zelf niets naar een bank. De opdracht bestaat pas als jij dat bestand in de omgeving van je eigen bank hebt ingediend. Het bestand is een standaard (CORE) incasso — voor de zakelijke B2B-variant maakt billey geen bestand.
• Je laatste tien downloads staan in de batchhistorie, met datum, aantal facturen, totaal en de knop om hetzelfde XML-bestand nog eens op te halen.
• ⚠️ Op de factuur zelf staat niets over incasso. De pdf toont gewoon je IBAN en een betaal-QR, alsof je klant moet overmaken. Zet je vooraankondiging er dus zelf bij, in het opmerkingenveld van de factuur of in de mail eromheen — anders staat er zwart-op-wit iets anders dan er gebeurt.
• ⚠️ Markeer als geïncasseerd zet de facturen meteen op Betaald, en dat kun je niet terugdraaien. Een betaalde factuur heeft geen knop om hem weer op onbetaald te zetten; Terug naar concept verschijnt alleen bij een verstuurde factuur. Wacht dus tot het geld er echt staat — of laat je bankkoppeling de bijschrijving aan de factuur koppelen, dan gebeurt het vanzelf op het juiste moment.
• ⚠️ billey kent geen status voor een storno. Wordt een incasso teruggeboekt en had je de factuur al op betaald gezet, dan klopt je administratie tot je het handmatig rechtzet. Nog een reden om pas af te tikken als het geld binnen is.

Vaste bedragen die elke maand of elk jaar terugkomen, maak je met terugkerende facturen; die facturen komen daarna vanzelf in je incassolijst terecht.

Meer over hoe billey incasso's klaarzet lees je op SEPA-incasso.

Bron: Europese incasso — Betaalvereniging Nederland · Euro-incasso voor bedrijven — Rabobank