E-facturen: UBL en Peppol uitgelegd

"Wij willen graag een e-factuur." Dat klinkt als "mail de pdf even", maar dat is het niet. Een pdf is een plaatje van een factuur: een mens kan hem lezen, een boekhoudpakket niet. Bij een e-factuur stuur je een gestructureerd bestand mee waarin elk gegeven een eigen veldje heeft — factuurnummer, bedrag, btw-tarief, IBAN. De software van je klant leest dat rechtstreeks in, zonder overtypen.

De drie woorden die je tegenkomt

UBL is het bestandsformaat: een XML-bestand met vaste veldnamen. In Nederland gebruik je meestal SI-UBL 2.0, de Nederlandse invulling (NLCIUS) van de Europese norm EN 16931. Die norm bepaalt welke velden er in een factuur horen en hoe ze heten, zodat een Duitse en een Nederlandse boekhouding hetzelfde bestand begrijpen.

Peppol is het netwerk waarover je dat bestand verstuurt — te vergelijken met het bancaire netwerk achter een overboeking. Je sluit je niet rechtstreeks aan, maar via een access point, en je krijgt een Peppol-adres waarop je klant je kan vinden. Het gangbare formaat op dat netwerk is Peppol BIS 3.0, ook weer gebaseerd op EN 16931.

Kort door de bocht: UBL is de brief, Peppol is de post.

Wanneer is het verplicht?

Lever je aan de overheid, dan kom je e-facturen zeker tegen. Sinds 1 november 2019 moeten aanbestedende overheidsdiensten een gestructureerde e-factuur volgens EN 16931 kunnen ontvangen en verwerken bij opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels. De rijksoverheid vraagt haar leveranciers sowieso om e-facturen; gemeenten en andere decentrale overheden zijn er grotendeels vrijwillig in meegegaan en vragen er stééds vaker om. Hoe je precies moet aanleveren, staat in je opdracht of contract.

Tussen bedrijven is het niet verplicht. E-factureren mag, maar het is vrijwillig, en je klant moet ermee instemmen. Doet je klant er niets mee, dan blijft een pdf gewoon geldig.

Voor de toekomst heeft de EU afspraken gemaakt onder de noemer ViDA (btw in het digitale tijdperk). Daarin gaan vanaf 1 juli 2030 digitale rapportageverplichtingen gelden voor grensoverschrijdende transacties tussen ondernemers. Los daarvan mogen EU-landen sinds 14 april 2025 zélf e-facturering tussen binnenlandse bedrijven verplicht stellen, zonder toestemming vooraf van Brussel — dat Nederland dat (nog) niet doet, is dus een keuze en geen vaststaand gegeven. Voor een zzp'er die binnen Nederland factureert, verandert er voorlopig niets — maar het is de reden dat je er steeds meer over hoort.

Wat billey voor je doet

• billey stuurt een e-factuur mee. Mail je een factuur vanuit billey, dan zit naast de pdf ook een UBL-bestand (.xml) in de mail, in het Nederlandse SI-UBL 2.0-profiel. De boekhouding van je klant kan dat rechtstreeks inlezen. Je kunt het bestand ook zelf ophalen: open de factuur en kies in het menu E-factuur (UBL) downloaden. Wil je het niet meesturen, zet dan in je E-mailsjablonen het vinkje E-factuur (UBL) bijvoegen uit.
• ⚠️ Alleen als de gegevens compleet zijn. De norm vraagt meer dan een pdf: het KvK-nummer, het adres, het btw-nummer en het IBAN van je bedrijf, en bij een Nederlandse klant ook diens adres en KvK-nummer. Ontbreekt er iets, dan gaat de factuur gewoon als pdf, zonder .xml. Een particuliere klant in Nederland heeft geen KvK-nummer, dus die krijgt alleen de pdf — en dat is prima, want een particulier doet niets met een e-factuur. In het menu van de factuur zie je wat er ontbreekt.
• Voor de meeste zzp'ers is dat genoeg. Je pdf-factuur blijft een volwaardige factuur met alle gegevens die de Belastingdienst voorschrijft — zie Wat moet er wettelijk op een factuur staan. Het UBL-bestand is een extraatje voor klanten die het willen inlezen.
• ⚠️ billey is niet aangesloten op Peppol. De e-factuur gaat mee in de mail, niet over het Peppol-netwerk. Vraagt een opdrachtgever — een gemeente, een ministerie, een grote klant — om aanlevering via Peppol, dan kan dat niet vanuit billey. Heeft zo'n opdrachtgever een leveranciersportaal, dan kun je daar vaak het UBL-bestand uploaden dat je bij de factuur downloadt; anders voer je de factuurgegevens met de hand in het portaal in.
• Daarnaast staat er een QR-code op de pdf. ⚠️ Die scan je met de camera van je telefoon, niet met je bankapp: hij opent de beveiligde betaalpagina van de factuur. Dáár staat vervolgens de echte bank-QR waarmee de overboeking klaarstaat met bedrag, IBAN en factuurnummer erin. Dat scheelt je klant overtypen, maar het is geen e-factuur — de boekhouding van je klant leest er niets van in.
• Andersom leest billey ook e-facturen. Stuurt een leverancier je een UBL-bestand — een .xml, ook in het Nederlandse SI-UBL 2.0-profiel — sleep het dan op het uploadvak op je dashboard, of voeg het toe bij het aanmaken van een uitgave. billey herkent het als e-factuur en haalt de leverancier, het factuurnummer, de datums, het bedrag, de btw en het IBAN eruit, zonder OCR en zonder giswerk. Een pdf of foto kan ook; daar leest billey de gegevens uit het beeld, wat je daarna even controleert. Zie Bankkoppeling en afletteren voor hoe zo'n uitgave daarna aan je bankafschrift wordt gekoppeld.

Bron: eInvoicing in The Netherlands — Europese Commissie · VAT in the Digital Age (ViDA) — Europese Commissie