E-facturen: UBL en Peppol uitgelegd

"Wij willen graag een e-factuur." Dat klinkt als "mail de pdf even", maar dat is het niet. Een pdf is een plaatje van een factuur: een mens kan hem lezen, een boekhoudpakket niet. Bij een e-factuur stuur je een gestructureerd bestand mee waarin elk gegeven een eigen veldje heeft — factuurnummer, bedrag, btw-tarief, IBAN. De software van je klant leest dat rechtstreeks in, zonder overtypen.

De drie woorden die je tegenkomt

UBL is het bestandsformaat: een XML-bestand met vaste veldnamen. In Nederland gebruik je meestal SI-UBL 2.0, de Nederlandse invulling (NLCIUS) van de Europese norm EN 16931. Die norm bepaalt welke velden er in een factuur horen en hoe ze heten, zodat een Duitse en een Nederlandse boekhouding hetzelfde bestand begrijpen.

Peppol is het netwerk waarover je dat bestand verstuurt — te vergelijken met het bancaire netwerk achter een overboeking. Je sluit je niet rechtstreeks aan, maar via een access point, en je krijgt een Peppol-adres waarop je klant je kan vinden. Het gangbare formaat op dat netwerk is Peppol BIS 3.0, ook weer gebaseerd op EN 16931.

Kort door de bocht: UBL is de brief, Peppol is de post.

Wanneer is het verplicht?

Lever je aan de overheid, dan kom je e-facturen zeker tegen. Sinds 1 november 2019 moeten aanbestedende overheidsdiensten een gestructureerde e-factuur volgens EN 16931 kunnen ontvangen en verwerken bij opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels. De rijksoverheid vraagt haar leveranciers sowieso om e-facturen; gemeenten en andere decentrale overheden zijn er grotendeels vrijwillig in meegegaan en vragen er stééds vaker om. Hoe je precies moet aanleveren, staat in je opdracht of contract.

Tussen bedrijven is het niet verplicht. E-factureren mag, maar het is vrijwillig, en je klant moet ermee instemmen. Doet je klant er niets mee, dan blijft een pdf gewoon geldig.

Voor de toekomst heeft de EU afspraken gemaakt onder de noemer ViDA (btw in het digitale tijdperk). Daarin gaan vanaf 1 juli 2030 digitale rapportageverplichtingen gelden voor grensoverschrijdende transacties tussen ondernemers. Los daarvan mogen EU-landen sinds 14 april 2025 zélf e-facturering tussen binnenlandse bedrijven verplicht stellen, zonder toestemming vooraf van Brussel — dat Nederland dat (nog) niet doet, is dus een keuze en geen vaststaand gegeven. Voor een zzp'er die binnen Nederland factureert, verandert er voorlopig niets — maar het is de reden dat je er steeds meer over hoort.

Wat billey voor je doet

• ⚠️ billey verstuurt geen e-facturen. Er zit geen UBL-export in en billey is niet aangesloten op Peppol — lezen kan wel, versturen niet. Je factuur gaat als pdf naar je klant, met de gegevens die de Belastingdienst voorschrijft erop — zie Wat moet er wettelijk op een factuur staan.
• Voor de meeste zzp'ers is dat genoeg. Factureer je aan particulieren en aan bedrijven die geen e-factuur vragen, dan mis je niets: een pdf-factuur die aan de eisen voldoet is een volwaardige factuur.
• ⚠️ Vraagt een opdrachtgever wél om een e-factuur — een gemeente, een ministerie, een grote klant met een leveranciersportaal — dan kun je die niet vanuit billey aanleveren. Vaak biedt zo'n opdrachtgever een portaal waar je de factuurgegevens met de hand invoert; dat is dan de route. Maak de factuur in billey zoals altijd, en neem de gegevens over in het portaal — dan blijft je eigen administratie compleet.
• Wat billey wél meestuurt is een QR-code op de pdf. ⚠️ Die scan je met de camera van je telefoon, niet met je bankapp: hij opent de beveiligde betaalpagina van de factuur. Dáár staat vervolgens de echte bank-QR waarmee de overboeking klaarstaat met bedrag, IBAN en factuurnummer erin. Dat scheelt je klant overtypen, maar het is geen e-factuur — de boekhouding van je klant leest er niets van in.
• Andersom kan billey wél e-facturen lezen. Stuurt een leverancier je een UBL-bestand — een .xml, ook in het Nederlandse SI-UBL 2.0-profiel — sleep het dan op het uploadvak op je dashboard, of voeg het toe bij het aanmaken van een uitgave. billey herkent het als e-factuur en haalt de leverancier, het factuurnummer, de datums, het bedrag, de btw en het IBAN eruit, zonder OCR en zonder giswerk. Een pdf of foto kan ook; daar leest billey de gegevens uit het beeld, wat je daarna even controleert. Zie Bankkoppeling en afletteren voor hoe zo'n uitgave daarna aan je bankafschrift wordt gekoppeld.

Bron: eInvoicing in The Netherlands — Europese Commissie · VAT in the Digital Age (ViDA) — Europese Commissie